Datenschutzerklärung

Die Bono & Partner GmbH, Rosenberggürtel 34a, AT-8010 Graz, FN 596076 h (nachfolgend „Verantwortliche“, „wir“ oder „uns“) betreibt die unter www.promnight.at abrufbare Plattform promnight.at, eine Entdeckungs-, Organisations- und Vermittlungsplattform rund um Schul- und Maturabälle in Österreich.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 12 bis 14 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, nachfolgend „DSGVO“) sowie nach dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) vollständig und transparent darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform erheben, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage wir diese verarbeiten, wie lange wir sie speichern, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personengruppen, deren Daten im Zusammenhang mit der Plattform verarbeitet werden — auch für solche, die die Plattform selbst nicht nutzen (siehe A.2 und B.29).

Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Ansprechperson für Datenschutz ist die Geschäftsführerin, Dr. Maria Laura Bono, erreichbar unter kontakt@promnight.at. Eine Datenschutzbeauftragte bzw. ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine Bestellpflicht nach Art. 37 DSGVO besteht nicht. Für sämtliche datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an die vorstehende E-Mail-Adresse.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten folgender Gruppen:

• 1.Besucherinnen und Besucher der Plattform ohne Nutzerkonto (Seitenaufrufe, Merkliste, Interessensbekundung, Bewertungen, Teilnahmebestätigungen).
• 2.Ticket-Reservierende — Personen, die über die Plattform eine unverbindliche Ticket-Vormerkung vornehmen.
• 3.Erinnerungs-Abonnentinnen und -Abonnenten — Personen, die eine Terminerinnerung per E-Mail anfordern.
• 4.Komitee-Mitglieder mit Nutzerkonto — Personen, die einen Balleintrag anlegen oder übernehmen (Kontaktperson) oder über einen Einladungslink einem Komitee beitreten, und den Ball gemeinsam über das Dashboard verwalten.
• 5.Vom Komitee erfasste Dritte — Mitglieder des Maturajahrgangs bzw. des Komitees, die vom kontoführenden Komitee-Mitglied namentlich im Organisationsbereich erfasst werden, ohne selbst ein Konto zu besitzen (siehe B.15).
• 6.Sponsoren und deren Ansprechpersonen — soweit ein Komitee diese im Sponsoring-Bereich erfasst.
• 7.Dienstleister (Gewerbebetriebe) und deren Ansprechpersonen — Betriebe, die ein Profil im Dienstleister-Verzeichnis führen, einschließlich Betrieben mit kostenpflichtigem Zugang.
• 8.Anonym Bewertende und Abstimmende — Personen, die eine Ballbewertung abgeben oder in geteilten Ansichten über Ideen abstimmen.
• 9.Personen aus fremd erhobenen Daten — insbesondere in Balleinträgen genannte Bands, DJs, Veranstaltungsorte und Schulen, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen recherchiert haben (siehe B.29).
• 10.Administratorinnen und Administratoren der Plattform.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).

„Auftragsverarbeiter“ ist eine Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag der Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Nr. 8 DSGVO).

„Profiling“ ist jede automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, diese zu verwenden, um bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Art. 4 Nr. 4 DSGVO).

„Einwilligung“ ist jede freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung (Art. 4 Nr. 11 DSGVO).

„Pseudonyme Session-Kennung“ bezeichnet in dieser Erklärung eine zufällig erzeugte Zeichenfolge, die in Ihrem Browser gespeichert wird und die es uns ermöglicht, wiederholte Interaktionen desselben Browsers zu erkennen, ohne dass wir daraus Ihre Identität ableiten können.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) — soweit wir für eine Verarbeitung Ihre Einwilligung einholen, insbesondere bei nicht technisch notwendigen Diensten (Abschnitt F) und bei der Erinnerungsfunktion.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen) — bei Kontoführung, Verifizierung, Benachrichtigungen zum eigenen Konto und Ball (auch per WhatsApp), Ticket-Vormerkung, Nachrichtenaustausch, Dienstleisterprofilen und kostenpflichtigen Zugängen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) — insbesondere bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, der Führung einer Sperrliste für abgemeldete E-Mail-Adressen und dem Nachweis erteilter Zustimmungen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) — bei Sicherheit, Missbrauchsabwehr, statistischer Auswertung, Betrieb der Charts sowie beim Betrieb des Dienstleister-Verzeichnisses. Die jeweiligen Interessen benennen wir bei der einzelnen Verarbeitung.

Wo wir uns auf berechtigte Interessen stützen, haben wir eine Abwägung mit Ihren Interessen, Grundrechten und Grundfreiheiten vorgenommen. Sie haben in diesen Fällen ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO (Abschnitt E.6).

Die Plattform vereint zwei rechtlich unterschiedliche Verarbeitungssphären. Diese Unterscheidung ist für Ihre Rechte wesentlich:

(1) Eigene Verantwortlichkeit von promnight.at

Für den Betrieb der Plattform, die öffentlichen Ballseiten, das Dienstleister-Verzeichnis, die Charts, sämtliche E-Mail- und WhatsApp-Kommunikation, die Ticket-Reservierung, das Konto- und Verifizierungswesen, die Verknüpfungen zwischen Komitees und Betrieben, die kostenpflichtigen Zugänge sowie alle Sicherheits-, Beweissicherungs- und Statistikfunktionen sind wir allein Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(2) Auftragsverarbeitung für das Komitee

Im internen Organisationsbereich des Komitee-Dashboards (Crew-/Jahrgangsverwaltung, Aufgaben, Punktesystem, Ideen, Aushang, Budget, interne Ticketstände, Sponsoring-Pipeline, Abschluss und Gewinnverteilung, geteilte Ansichten) und beim KI-Assistenten „flare" (B.35) entscheidet das jeweilige Komitee über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Es ist dort Verantwortlicher; wir handeln als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Die Bedingungen dieser Auftragsverarbeitung sind im Anhang 1 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen geregelt, der mit der Registrierung des Komitee-Kontos zustande kommt.

Praktische Folge: Wenn Sie als Mitglied eines Maturajahrgangs in einem Komitee-Dashboard erfasst wurden und Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangen, richten Sie Ihr Verlangen bitte primär an das jeweilige Komitee. Wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihr Verlangen unverzüglich weiter und unterstützen das Komitee bei der Erfüllung; bei offensichtlicher Rechtswidrigkeit oder Untätigkeit des Komitees werden wir die betroffenen Daten selbst löschen.

(3) Eigene Verantwortlichkeit des Dienstleisters

Die private Vertriebs-Pipeline eines Dienstleisters (Status und Freitext-Notizen zu einzelnen Bällen, siehe B.22) sowie von ihm versandte Nachrichten liegen in dessen eigener Verantwortung. Auch hier handeln wir als Auftragsverarbeiterin nach Maßgabe des Anhangs 1 der AGB.

Die Plattform richtet sich an Personen ab dem vollendeten 16. Lebensjahr. Personen unter 16 Jahren dürfen die Plattform nicht nutzen und dürfen uns keine personenbezogenen Daten übermitteln. Diese Altersgrenze ist in § 1 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen verbindlich festgelegt.

Hintergrund: Nach § 4 Abs. 4 des österreichischen Datenschutzgesetzes ist die Einwilligung eines Kindes in Bezug auf Dienste der Informationsgesellschaft ab dem vollendeten 14. Lebensjahr wirksam. Wir setzen die Altersgrenze bewusst höher an, weil unsere Angebote inhaltlich auf Maturantinnen und Maturanten zugeschnitten sind.

Wer ein Komitee-Konto anlegt, bestätigt bei der Registrierung ausdrücklich, das 16. Lebensjahr vollendet zu haben. Da die Kernzielgruppe der Plattform (16 bis 20 Jahre) teilweise minderjährig ist, gelten folgende zusätzliche Schutzmaßnahmen:

• Für die Verifizierung mit einem Foto vom Schülerausweis müssen nur Name, Schule und Gültigkeit lesbar sein; alles andere darf abgedeckt werden. Das Bild wird mit der Entscheidung, spätestens nach 30 Tagen gelöscht (B.12).
• Per WhatsApp schreiben wir ausschließlich der Kontaktperson eines Balls, nur zu fünf festgelegten Anlässen und nie zu Werbezwecken (B.36).
• Wir erheben in keinem Bereich der Plattform besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und fragen solche Daten auch nicht ab.
• Wir setzen kein werbliches Profiling zu Zwecken personalisierter Werbung ein und geben keine Daten zu Werbezwecken an Dritte weiter.
• Freitextfelder (etwa das Notizfeld der Ticket-Reservierung) sind optional; wir bitten ausdrücklich darum, dort keine über den Zweck hinausgehenden persönlichen Angaben zu machen.
• Wir stellen an Minderjährige gerichtete Informationen in klarer, einfacher Sprache bereit.
• Betroffenenanfragen Minderjähriger bearbeiten wir vorrangig.

Hinweis für Erziehungsberechtigte: Sollten Sie feststellen, dass ein Kind unter 16 Jahren uns Daten übermittelt hat, informieren Sie uns bitte unter kontakt@promnight.at. Wir löschen diese Daten unverzüglich.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und die betroffene Person das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, gehen wir davon aus, dass die Nutzung im Rahmen der altersgemäßen Einsichts- und Urteilsfähigkeit erfolgt bzw. die Zustimmung der Erziehungsberechtigten vorliegt.

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein. Im Einzelnen:

Übertragung und Browser-Sicherheit

• Ausschließlich verschlüsselte Verbindungen (TLS/HTTPS); in der Produktivumgebung wird die Verschlüsselung über HTTP Strict Transport Security (HSTS) technisch erzwungen.
• Content Security Policy mit frame-ancestors 'none', object-src 'none', base-uri 'self' und form-action 'self'.
• Sicherheits-Header: X-Frame-Options: DENY (Klickjacking-Schutz), X-Content-Type-Options: nosniff, Referrer-Policy: strict-origin-when-cross-origin, Permissions-Policy mit deaktiviertem Zugriff auf Kamera, Mikrofon und Standort.

Datenbank und Zugriffskontrolle

• Row Level Security (RLS) ist auf allen Datentabellen aktiviert. Der Zugriff eines eingeloggten Kontos ist datenbankseitig auf die eigenen Datensätze beschränkt.
• Schreibende Datenbankzugriffe erfolgen ausnahmslos serverseitig über einen dedizierten Dienst-Client, der niemals im Browser ausgeführt wird und dessen Schlüssel nicht an den Browser gelangt.
• Nicht öffentliche Dateien (Schülerausweise, Nachrichten-Anhänge, Dokumente von Verknüpfungen, Dateien des KI-Assistenten) liegen in privaten Speicherbereichen und sind nur über zeitlich befristete, signierte Links abrufbar — Schülerausweise 5 Minuten, alle übrigen 24 Stunden.
• Öffentliche Schnittstellen unterliegen einer expliziten Spalten-Allowlist. Kontakt-E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Dienstleistern sowie Gutscheincodes werden in keiner öffentlichen Antwort ausgeliefert.

Authentifizierung

• Passwörter werden ausschließlich als kryptographischer Hash beim Auftragsverarbeiter Supabase gespeichert; ein Klartextpasswort ist uns zu keinem Zeitpunkt bekannt.
• Passwort-Rücksetzungs-Token sind einmalig verwendbar und zeitlich befristet. Die Rücksetzungsfunktion antwortet unabhängig davon, ob ein Konto existiert, um das Ausspähen registrierter Adressen zu verhindern. Ein Rücksetzlink geht nur an eine bestätigte E-Mail-Adresse.
• Links zur Bestätigung einer E-Mail-Adresse werden nur als kryptographischer Hashwert gespeichert.
• Sicherheitsrelevante Vergleiche (Token, Passwörter, Signaturen) erfolgen laufzeitkonstant.
• Zufallswerte (Session-Kennungen, Verifizierungs- und Gutscheincodes) werden mit kryptographisch sicheren Zufallsgeneratoren erzeugt.

Missbrauchsabwehr

• Ratenbegrenzungen auf allen missbrauchsanfälligen Endpunkten, unter anderem: Ticket-Reservierung 3 Anfragen je 15 Minuten, Erinnerungsanmeldung 5 je 60 Minuten, Administrations- und Passwort-Anmeldung 5 je 15 Minuten, Anmeldung 60 je 15 Minuten und Netzadresse sowie 8 je 15 Minuten und Telefonnummer, Komitee-Registrierung 30 je Stunde, Einreichung zur Verifizierung 10 je Stunde, Dienstleister-Registrierung 3 je Stunde, Erstkontaktanfragen 15 je Stunde, Nachrichtenversand 60 je Minute, Auflösung von Freigabe-Links begrenzt je Stunde.
• Eingehende Webhooks werden per HMAC-Signatur geprüft und gegen Wiedereinspielung (Replay) abgesichert.
• Automatisierte Aufträge (Cron) sind durch ein serverseitiges Geheimnis geschützt und schlagen bei dessen Fehlen fehl.

Restrisiken, über die wir transparent informieren

• Die Ratenbegrenzungen wirken pro Serverinstanz und nicht instanzübergreifend.
• Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung wird derzeit nicht angeboten.
• Der administrative Zugang erfolgt derzeit über ein gemeinsames Passwort. Administrative Handlungen werden mit Zeitpunkt festgehalten, aber nicht einer bestimmten Person zugeordnet.

Ein Teil der von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika oder setzt dort Unterauftragsverarbeiter ein. In diesen Fällen stützen wir die Übermittlung auf:

• einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, soweit der Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO), oder
• die von der Europäischen Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Für die Benachrichtigungen per WhatsApp (B.36) ist WhatsApp Ireland Limited eigenständig Verantwortliche; sie übermittelt Daten an die Meta Platforms, Inc. in den Vereinigten Staaten auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, ergänzend der Standarddatenschutzklauseln.

Der jeweils einschlägige Mechanismus ist in Abschnitt C bei jedem Empfänger einzeln ausgewiesen. Trotz dieser Garantien kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf Grundlage US-amerikanischer Rechtsvorschriften Zugriff auf Daten nehmen und dass Ihnen insoweit nicht die gleichen Rechtsschutzmöglichkeiten zustehen wie innerhalb der Europäischen Union.

Beim Aufrufen unserer Webseite werden automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet, die Ihr Browser an unseren Hosting-Dienstleister (Vercel Inc.) übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL sowie gegebenenfalls Referrer-URL
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem und Gerätetyp
• HTTP-Statuscode der Antwort

Zweck

Gewährleistung des technischen Betriebs, Sicherstellung der Systemsicherheit, Fehlerdiagnose und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb der Plattform.

Speicherdauer

nach der Aufbewahrungsfrist des Hosting-Dienstleisters im von uns gebuchten Tarif, derzeit rund ein Tag; danach automatische Löschung. Anwendungsseitige Fehler- und Betriebsmeldungen landen in denselben Protokollen und unterliegen derselben Frist; sie können im Einzelfall eine Empfängeradresse enthalten, etwa wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte.

Zusätzlich verarbeiten wir Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher, um Ratenbegrenzungen durchzusetzen (Abwehr von Spam und automatisierten Massenanfragen) und um wiederholte Aufrufe derselben Ballseite nicht mehrfach zu zählen (B.6). Es findet keine dauerhafte Speicherung der IP-Adresse in unserer Datenbank statt.

Wir setzen zwei Analysedienste des Anbieters Vercel Inc. ein:

Vercel Web Analytics — misst Seitenaufrufe, Verweisquellen (Referrer), Geräte- und Browserkategorie sowie das aus der IP-Adresse abgeleitete Land. Der Anbieter gibt an, hierfür keine Cookies zu setzen und keine geräteübergreifenden Profile zu bilden.

Vercel Speed Insights — misst technische Leistungskennzahlen realer Seitenaufrufe (Core Web Vitals wie Ladezeit und Interaktionsbereitschaft) samt Seitenpfad, Geräte- und Verbindungsdaten.

Beide Dienste werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung findet keine Erhebung durch diese Dienste statt.

Zweck

Verstehen der Nutzung der Plattform, Erkennen von Leistungsproblemen, Verbesserung des Angebots.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie § 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021 für den Zugriff auf Ihr Endgerät. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Abschnitt F.3).

Empfänger

Vercel Inc., USA.

Drittlandübermittlung

Vercel Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend stützt sich der Anbieter auf die Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer

nach den Fristen des Anbieters; wir selbst speichern diese Daten nicht.

Die Schriftarten der Plattform werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Laden einer Seite werden dafür keine Daten an Dritte übermittelt; eine Einwilligung ist nicht erforderlich.

Wenn Sie die Filterfunktion „In der Nähe“ aktivieren, liest unsere Plattform den vom Hosting-Dienstleister Vercel bereitgestellten HTTP-Request-Header x-vercel-ip-city aus. Dieser Header enthält eine ungefähre Stadtbezeichnung, die aus Ihrer IP-Adresse abgeleitet wurde. Ein Zugriff auf die präzise Standortermittlung Ihres Geräts (GPS) findet nicht statt; die entsprechende Browser-Berechtigung ist plattformseitig deaktiviert.

Zweck

Darstellung geographisch relevanter Suchergebnisse.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Nutzbarkeit der Suchfunktion. Die Verarbeitung erfolgt nur auf Ihre aktive Anforderung hin.

Speicherdauer

keine Speicherung. Die Verarbeitung endet mit dem Abschluss der jeweiligen HTTP-Anfrage; nach Deaktivierung des Filters wird der Wert im Anwendungsspeicher zurückgesetzt.

Wenn Sie einen Ball über die Herzschaltfläche speichern oder über die Schaltfläche „Ich geh auch!“ Interesse bekunden, ordnen wir diese Aktion einer pseudonymen Session-Kennung zu. Diese wird in einem technisch abgesicherten Cookie (pn_session, HttpOnly, Secure, SameSite=Lax) gespeichert und enthält keine personenbezogenen Angaben. Ein Nutzerkonto ist nicht erforderlich. Das Cookie entsteht erst durch eine solche aktive Handlung (Merken, Interesse, Bewertung, „Ich war dabei“) — der bloße Aufruf einer Seite setzt es nicht.

Gespeichert werden: Session-Kennung, Ball-Kennung, Zeitpunkt. Zusätzlich wird ein aggregierter Zähler am Balleintrag fortgeschrieben. Ergänzend speichert Ihr Browser die Kennungen gemerkter bzw. mit Interesse markierter Bälle lokal (localStorage, Schlüssel saved_balls und interested_balls), damit Ihre Liste auch ohne Serverabfrage darstellbar ist.

Zweck

Bereitstellung der Merkliste und der Interessenszählung ohne Registrierungspflicht, Verhinderung von Mehrfachzählungen, Ermittlung der Beliebtheit eines Balls für die Charts.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Bereitstellung von Grundfunktionen für nicht registrierte Besucher und an manipulationsresistenten Zählungen. Der Cookie ist zur Erbringung dieser von Ihnen angeforderten Funktion technisch erforderlich.

Transparenzhinweis

Da die Session-Kennung ein Jahr gültig ist, kann über sie nachvollzogen werden, welche Bälle derselbe Browser gemerkt oder bewertet hat. Wir behandeln diese Kennung deshalb wie ein personenbezogenes Datum, auch wenn wir daraus Ihre Identität nicht ermitteln können.

Speicherdauer

Cookie 365 Tage ab Setzung. Datenbankeinträge werden gelöscht, sobald der zugehörige Balleintrag archiviert oder gelöscht wird, spätestens jedoch 365 Tage nach der letzten Aktivität der Session.

Beim Aufruf einer Ball-Detailseite (z. B. /events/[slug]) speichern wir einen Logeintrag, der ausschließlich die interne Ball-Kennung und das Datum enthält. Es werden weder IP-Adressen noch Session-Kennungen noch sonstige nutzerbezogene Merkmale gespeichert. Ein Personenbezug besteht nicht.

Damit derselbe Browser eine Ballseite nicht mehrfach am Tag zählt, prüfen wir einen bereits vorhandenen pn_session-Cookie (B.5) bzw. — ohne diesen — die IP-Adresse, jeweils nur im Arbeitsspeicher und ohne Speicherung. Der Aufruf selbst setzt kein Cookie.

Zweck

Berechnung der Ball-Charts sowie der Aufrufstatistik im Komitee-Dashboard.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an aussagekräftigen Nutzungsstatistiken für Komitees und am Betrieb der Charts.

Speicherdauer

bis zum Veranstaltungsdatum des jeweiligen Balls; die Löschung erfolgt im Zuge der Archivierung bzw. Löschung des Balleintrags (siehe Abschnitt D).

Ohne Nutzerkonto können Sie für einen bestimmten Ball eine Erinnerungs-E-Mail anfordern. Wir erheben dabei:

• E-Mail-Adresse
• gewünschter Erinnerungstyp (7 Tage vor dem Ball, 1 Tag vor dem Ball, oder Ticket-Alert bei Verfügbarkeit von Tickets)
• interne Ball-Kennung

Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich für den Versand der von Ihnen angeforderten Erinnerung verwendet. Eine Verwendung für Newsletter, Werbung oder sonstige Zwecke findet nicht statt. Eine erneute Anmeldung mit derselben Adresse liefert dieselbe Erfolgsmeldung wie eine Erstanmeldung, damit über diesen Weg nicht ermittelt werden kann, ob eine Adresse bereits eingetragen ist.

Versendete E-Mails

Erinnerung 7 Tage vorher, Erinnerung 1 Tag vorher, Ticket-Alert bei Statuswechsel auf „verfügbar“.

Zweck

Versand der angeforderten Erinnerungen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie erklären diese Einwilligung durch die aktive Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und die Auswahl des Erinnerungstyps im Erinnerungsdialog. Sie können sie jederzeit formlos widerrufen — per E-Mail an kontakt@promnight.at oder über den Abmeldelink in jeder Erinnerungs-E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Speicherdauer

Löschung spätestens 7 Tage nach dem Veranstaltungsdatum des jeweiligen Balls, bei Widerruf unverzüglich.

Wenn ein Komitee die Funktion der Ticket-Vormerkung aktiviert hat, können Sie eine unverbindliche Reservierung vornehmen. Wir erheben:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• gewünschte Ticketanzahl (1 bis 4, je nach Vorgabe des Komitees)
• optionale Notiz (Freitext)
• Status der Reservierung (ausstehend / bestätigt / abgeholt / storniert)
• Zeitpunkt der Reservierung

Die Reservierungsfunktion ist ein reines Vormerksystem. Es findet keine Zahlungsabwicklung über die Plattform statt; wir erheben keine Zahlungsdaten.

Offenlegung an das Komitee: Diese Daten sind für alle Konten des zugehörigen Komitees über das Dashboard einsehbar und können — sobald der Ball verifiziert ist — als CSV-Datei exportiert werden (Spalten: Name, E-Mail, Ticketanzahl, Status, Erstellungszeitpunkt). Der KI-Assistent des Komitees (B.35) sieht Reservierungen nur unter einer Vorgangsnummer, ohne Name und E-Mail-Adresse. Das Komitee ist für den weiteren Umgang mit einer exportierten Datei eigenverantwortlich; wir haben nach dem Export keine technische Kontrolle mehr darüber. Wir verpflichten Komitees in § 6 der AGB, exportierte Daten ausschließlich zur Ticketausgabe zu verwenden und nach Abschluss der Veranstaltung zu vernichten.

Bestätigungs-E-Mail: Sie erhalten eine automatische Bestätigung mit Vorname, Schulname, Datum, Ort, Ticketanzahl, Gesamtpreis und Abholdetails. Das Komitee erhält eine Benachrichtigung.

Freitext-Notiz: Bitte geben Sie dort nur Angaben ein, die für die Ticketausgabe erforderlich sind. Wir werten dieses Feld nicht aus.

Zweck

Durchführung und Verwaltung der Vormerkung, Benachrichtigung von Besucher und Komitee.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Speicherdauer

in der Regel bis zur Archivierung des Balls rund 27 Stunden nach dem Veranstaltungsdatum, spätestens 3 Monate nach dem Veranstaltungsdatum; danach automatische Löschung. Bestehen im Einzelfall gesetzliche Aufbewahrungspflichten, gilt die jeweilige gesetzliche Frist.

Nach einem Ball kann dessen Archivseite bewertet werden. Wir speichern:

• Bewertungen: fünf Sterne-Bewertungen (Gesamteindruck, Stimmung, Band, Location, Organisation, jeweils 0–5), die pseudonyme Session-Kennung, Zeitpunkt. Ein Freitextfeld wird nicht erhoben.
• „Ich war dabei“: pseudonyme Session-Kennung, Archiv-Kennung, Zeitpunkt.

Beides erfolgt ohne Nutzerkonto. Je Session ist eine Bewertung bzw. Markierung je Ball möglich. Ergänzend speichert Ihr Browser lokale Merker (afterglow_reviewed_…, afterglow_attending_…), um Doppelabgaben zu verhindern.

Öffentliche Darstellung: Die Bewertungen werden in aggregierter Form sowie mit Abgabedatum öffentlich dargestellt. Ihre Session-Kennung wird niemals veröffentlicht. Das Komitee kann auf eine Bewertung öffentlich mit einem Freitext (bis 500 Zeichen) antworten; für diesen Text ist das Komitee inhaltlich verantwortlich.

Automatisierter Ball-Score: Aus den Bewertungen, der Zahl der Teilnahmebestätigungen und der Vollständigkeit des Eintrags wird automatisiert ein Bewertungswert für den Ball (nicht für Personen) berechnet. Bei weniger als drei Bewertungen wird kein Wert ausgewiesen.

Zweck

Rückmeldung zu vergangenen Veranstaltungen, Bereitstellung des Ballarchivs.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einem aussagekräftigen, missbrauchsresistenten Archiv. Der Session-Cookie dient der Verhinderung von Mehrfachabgaben und ist für diese Funktion erforderlich.

Speicherdauer

Bewertungen und Teilnahmebestätigungen werden dauerhaft im Ballarchiv vorgehalten. Sie können die Löschung der Ihrer Session zugeordneten Einträge verlangen; teilen Sie uns dazu bitte den betroffenen Ball und den ungefähren Zeitpunkt mit.

Komitees können ein Titelbild und bis zu fünf Archivfotos je Ball hochladen (jeweils max. 5 MB, JPG/PNG/WEBP) sowie zu jedem Sponsor ein Logo. Dienstleister können ein Logo und Portfoliobilder hochladen, im Rahmen einer Verknüpfung außerdem Referenzfotos und Fotos für die Afterglow-Galerie eines Balls (B.37). Titelbilder, Archivfotos, Sponsorenlogos sowie Logo und Portfoliobilder eines Betriebs werden beim Hochladen serverseitig neu berechnet; dabei gehen eingebettete Metadaten wie Aufnahmeort oder Gerätekennung verloren.

Öffentlich angezeigt werden: Titelbilder, Logos und Portfoliobilder von Dienstleistern, Sponsorenlogos nur bei vom Komitee freigegebener Sponsorennennung, Referenz- und Galeriefotos einer Verknüpfung sowie die eigenen Archivfotos des Komitees in der Afterglow-Galerie nur nach der Fotofreigabe durch das Komitee. Alle diese Bilder liegen in einem Speicherbereich, dessen Dateien über ihre Adresse ohne Anmeldung abrufbar sind; die Plattform gibt die Adresse eines nicht freigegebenen Bildes aber nirgends aus. Bilder werden daher „nur nach Freigabe angezeigt“, nicht „nur nach Freigabe zugänglich“.

Bilder können abgebildete Personen erkennbar zeigen. Für die Zulässigkeit der Veröffentlichung — insbesondere nach § 78 Urheberrechtsgesetz (Recht am eigenen Bild) und nach der DSGVO — ist die hochladende Stelle (Komitee bzw. Dienstleister) verantwortlich. Wir verpflichten Komitees und Dienstleister in § 5 bzw. § 9 der AGB vertraglich dazu, nur Bilder hochzuladen, für die alle erforderlichen Einwilligungen der abgebildeten Personen vorliegen, und stellen uns von Ansprüchen Dritter frei.

Ihr Recht als abgebildete Person: Wenn Sie auf einem Bild auf promnight.at erkennbar sind und dessen Entfernung wünschen, genügt eine formlose Nachricht an kontakt@promnight.at mit Angabe der Seite. Wir entfernen das Bild unverzüglich, ohne dass Sie einen Nachweis erbringen oder Ihr Verlangen begründen müssen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der bildlichen Darstellung von Veranstaltungen. Für die Einholung erforderlicher Einwilligungen ist die hochladende Stelle verantwortlich.

Speicherdauer

Die Anzeige endet mit der Löschung des Balleintrags, des Sponsors, der Verknüpfung bzw. mit dem Widerruf der Fotofreigabe. Die Bilddateien selbst werden derzeit nicht automatisch gelöscht; auf Verlangen entfernen wir sie unverzüglich (siehe oben).

Komitees legen ihren Schul- und Maturaball an oder übernehmen einen bestehenden Eintrag (Claim) und erhalten dabei ein Konto für das Dashboard. Eine E-Mail-Adresse ist für die Registrierung nicht erforderlich. Wir erheben:

• Vorname
• Handynummer (Ländervorwahl Österreich, Deutschland, Schweiz oder Italien, gespeichert im internationalen Format)
• Passwort (ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert)
• optional den Instagram-Account des Balls — er wird als bewusst veröffentlichte Angabe auf der Ballseite geführt (B.14) und im Verifizierungsdialog vorausgefüllt
• die Bestätigung, das 16. Lebensjahr vollendet zu haben, und die Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen
• die Angaben zum Ball (B.14)

Anmeldung mit der Handynummer: Die Handynummer ist die Anmeldekennung des Kontos. Je Handynummer gibt es genau ein Konto. Sie wird getrennt von der Nummer für WhatsApp-Benachrichtigungen (B.36) gespeichert. Technisch führt der Authentifizierungsdienst für ein solches Konto eine interne Platzhalteradresse, an die nie eine E-Mail gesendet wird; sie enthält keine Telefonnummer.

Beitritt über einen Einladungslink: Weitere Mitglieder eines Komitees legen ihr Konto mit Vorname, E-Mail-Adresse und Passwort über einen Einladungslink an, den die Kontaktperson erstellt (30 Tage gültig, jederzeit widerrufbar). Eine Handynummer wird dafür nicht erhoben, und wir schreiben ihnen nicht über WhatsApp. Die E-Mail-Adresse bestätigen sie mit einem vierstelligen Code, bevor sie das Dashboard nutzen können; erst danach geht die Willkommensmail an sie.

E-Mail-Adresse: Eine E-Mail-Adresse wird vor dem zweiten Schritt der Verifizierung des Komitees abgefragt (B.12). Wir schicken an sie zunächst ausschließlich einen vierstelligen Bestätigungscode (15 Minuten gültig, höchstens fünf Eingabeversuche, höchstens drei Codes je Stunde; nach drei verbrauchten Codes ist die Bestätigung für 24 Stunden gesperrt). Erst mit der richtigen Eingabe wird sie die E-Mail-Adresse des Kontos: Ab dann erhalten Sie dort E-Mails zum Konto und zu Ihrem Ball (B.25), können sich auch mit ihr anmelden und Ihr Passwort über sie zurücksetzen (B.24). Bis zur Bestätigung speichern wir die Adresse zusammen mit einem Hashwert des Codes (nie den Code selbst), der Zahl der Versuche und den Zeitpunkten; diese Einträge löschen wir 30 Tage nach Bestätigung, Ablauf oder Sperre. Konten, die vor Einführung der Handynummer angelegt wurden, melden sich weiter mit ihrer E-Mail-Adresse an und können eine Handynummer für Benachrichtigungen nachtragen.

Nachweis der Zustimmung: Die Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen protokollieren wir mit Konto-Kennung, Fassung und Zeitpunkt. Diesen Nachweis bewahren wir nach der Löschung des Kontos noch 3 Jahre auf (Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO, Verjährung nach § 1489 ABGB) und löschen ihn danach automatisch.

Speicherung im Authentifizierungsprofil: Die bei der Registrierung angegebenen Stammdaten werden zusätzlich im Nutzerprofil des Authentifizierungsdienstes (user_metadata) hinterlegt. Ob ein Konto den Einführungsfilm im Dashboard bereits gesehen hat, merken wir uns je Konto.

Das Komitee ist eine Gruppe: Alle Konten eines Komitees verwalten denselben Ball und sehen dieselben Daten des Dashboards, einschließlich Postfach, Verknüpfungen und Ticket-Reservierungen. Die Kontaktperson ist die Person, die den Ball eingetragen oder übernommen hat.

Zweck

Erstellung und Verwaltung des Kontos, Anmeldung und Wiederherstellung des Zugangs, gemeinsame Verwaltung des Balleintrags.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für den Zustimmungsnachweis nach Kontoende Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

Speicherdauer

für die Dauer des Kontos. Zur Löschung siehe Abschnitt D und E.3.

Ein Ball wird erst öffentlich, wenn wir zwei Schritte von Hand bestätigt haben, in beliebiger Reihenfolge. Im Dashboard sieht das Komitee jederzeit, wo es bei den beiden Schritten steht; andere Mitglieder sehen den Stand mit dem Vornamen der Kontaktperson, aber nicht deren Nummer.

Schritt 1 — Handynummer der Kontaktperson

Am Ende der Registrierung zeigen wir der Kontaktperson einen Code (W und vier Ziffern) und einen Link, der einen WhatsApp-Chat mit uns öffnet, in dem der Code schon steht. Schickt sie uns den Code von der angegebenen Nummer, bestätigen wir die Nummer; kommt er von einer anderen Nummer, berücksichtigen wir ihn nicht. Vorher schreiben wir ihr nicht. Gespeichert werden die Nummer, der Code mit dem Zeitpunkt seiner Verwendung und die Zeitpunkte der Angabe, der Bestätigung bzw. der Markierung als falsch. Codes löschen wir 30 Tage nach ihrer Verwendung.

Schritt 2 — Nachweis, dass es sich um das Komitee handelt

Jedes Mitglied kann diesen Schritt erledigen. Zuerst wird eine E-Mail-Adresse angegeben (B.11). Danach wählt das Komitee einen von zwei Wegen:

• Instagram: Das Dashboard zeigt einen Verifizierungscode (I und vier Ziffern). Das Komitee schickt ihn als Direktnachricht vom Instagram-Account des Balls an @promnight.at. Gespeichert werden der angegebene Instagram-Handle und der Code; den Code löschen wir 30 Tage nach unserer Entscheidung. Die Direktnachricht läuft über die Infrastruktur von Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.); diese Übermittlung erfolgt durch Sie als Absender, es besteht kein Auftragsverarbeitungsverhältnis mit Meta.
• Foto vom Schülerausweis: ein Foto (JPG, PNG, HEIC oder WebP, bis 10 MB), am Handy auch direkt über die Kamera. Lesbar sein müssen nur Name, Schule und Gültigkeit bzw. Schuljahr; Foto, Geburtsdatum und alles andere dürfen abgedeckt werden. Das Bild liegt in einem privaten Speicherbereich bei unserem Auftragsverarbeiter Supabase (Rechenzentrum Frankfurt am Main). Ansehen kann es nur unser Team im Administrationsbereich, über einen Link, der nach 5 Minuten verfällt; der KI-Assistent hat keinen Zugriff. Wir löschen das Bild mit unserer Entscheidung, spätestens aber 30 Tage nach dem Hochladen. Danach bleibt nur gespeichert, welcher Weg gewählt wurde, wann eingereicht und entschieden wurde und wie. Schickt jemand ein Ausweisfoto per WhatsApp, bitten wir um den Upload im Dashboard und löschen das Foto aus dem Chat.

Wir bestätigen den Schritt, bitten um eine neue Einreichung (mit einem Grund aus einer festen Liste, etwa „Auf dem Foto sind Name oder Schule nicht lesbar“) oder lehnen die Verifizierung ab. Nach einer Ablehnung bleibt der Balleintrag bestehen; das Dashboard zeigt dem Komitee nur noch eine Absagemeldung. Ein neu eingetragener Ball wird dadurch nicht öffentlich. War der Ball schon vor einem Claim öffentlich, wird er wieder öffentlich angezeigt — ohne Angaben zum abgelehnten Konto.

Freischaltung: Sobald beide Schritte bestätigt sind, schalten wir den Ball frei: Er wird öffentlich, und wir halten fest, wann das geschah. Wer im Team den einzelnen Schritt bestätigt hat, wird derzeit nicht festgehalten (A.7).

Zweck

Sicherstellung, dass nur ein echtes Komitee einen Ball öffentlich führt; Schutz vor missbräuchlicher Beanspruchung fremder Balleinträge.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — ohne Verifizierung kann ein Ball nicht öffentlich geführt werden.

Speicherdauer

Schülerausweis-Foto: bis zur Entscheidung, höchstens 30 Tage. Verifizierungsvorgänge: 12 Monate nach der Entscheidung; der jüngste Vorgang eines noch nicht freigeschalteten Balls bleibt bis zur Freischaltung. Die Nummer der Kontaktperson: bis zur Löschung des Kontos. Verifizierungscode und Instagram-Handle werden zusätzlich in einer älteren Anfragetabelle geführt und dort 12 Monate nach Abschluss gelöscht.

Nach der Registrierung eines neuen Balleintrags erhält das Komitee einen eindeutigen Gutscheincode im Format PROMNIGHT-XXXXXXXX. Er steht im Dashboard und wird zusätzlich per E-Mail zugestellt, sobald eine bestätigte E-Mail-Adresse vorliegt. Der Code dient zugleich als Attributionsinstrument für die Provisionszuordnung im Rahmen unserer Partnerschaften.

Löst ein Komitee den Code beim Partnerunternehmen ein, übermittelt dieses den Code und den für die Provisionsberechnung relevanten Bestellwert an uns. Weitere personenbezogene Daten der Komitee-Mitglieder übermitteln wir nicht an Partnerunternehmen und erhalten von diesen keine.

Gutscheincodes sind über öffentliche Schnittstellen nicht abrufbar und ausschließlich im eingeloggten Komitee-Dashboard sowie für unsere Administration einsehbar.

Zweck

Durchführung der Provisionsabrechnung mit Partnerunternehmen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Partnerschaftsvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (buchhalterische Aufbewahrungspflichten).

Speicherdauer

im Balleintrag bis zu dessen Archivierung, im Ballarchiv bis 7 Jahre nach der Archivierung (§ 212 UGB, § 132 BAO); danach wird der Code automatisch entfernt.

Transparenzhinweis

Der Gutscheincode und die Kontakt-E-Mail-Adresse des Komitees bleiben aus Gründen der Provisionszuordnung und Nachvollziehbarkeit auch nach Archivierung des Balleintrags gespeichert, nicht öffentlich, und werden 7 Jahre nach der Archivierung automatisch entfernt (siehe B.14 und Abschnitt D).

Komitee-Mitglieder stellen im Rahmen des Balleintrags folgende Informationen bereit:

Schulname und Ballbezeichnung, Veranstaltungsdatum und Uhrzeiten, Veranstaltungsort und Adresse (samt Geokoordinaten), Motto, Dresscode, Altersfreigabe, Ticketpreis und Ticketstatus, Instagram-Handle, Website, Beschreibung, Pre-Party- und After-Party-Informationen, Angaben zu Band bzw. DJ, Titelbild.

Diese Daten werden nach der Freischaltung (B.12) öffentlich auf der Plattform dargestellt, über öffentliche Schnittstellen abrufbar gemacht, von Suchmaschinen indexiert und in automatisch generierten Vorschaubildern für soziale Netzwerke (Open-Graph-Bilder) verwendet. Ein noch nicht freigeschalteter Ball ist nicht öffentlich. Der Instagram-Handle des Komitees — auch der bei der Registrierung angegebene — wird als bewusst veröffentlichte Information behandelt. Öffentlich stehen außerdem Sponsoren, deren Nennung das Komitee freigegeben hat (samt Logo), und die Betriebe bestätigter Verknüpfungen („Umgesetzt mit“, B.37).

Nicht öffentlich sind: die Kontakt-E-Mail-Adresse des Komitees, der Gutscheincode, der Verifizierungsstand und die interne Mitglieds-Kennung des Inhabers.

Herkunftsmerkmal: An Motto und Beschreibung hängen wir beim Ausliefern ein unsichtbares Merkmal an (B.38). Es verändert den gespeicherten Text nicht und enthält keine personenbezogenen Daten.

Angabe „Band/DJ“: Dieses Freitextfeld kann den Namen einer Person oder eines Betriebs enthalten. Es wird öffentlich dargestellt und nach der Veranstaltung zusätzlich in eine Dienstleisterübersicht überführt sowie im Marktüberblick für Dienstleister als Wettbewerbsinformation angezeigt (siehe B.21 und B.30). Wenn Sie als dort genannte Person die Entfernung wünschen, genügt eine Nachricht an kontakt@promnight.at.

Archivierung: Rund 27 Stunden nach dem Veranstaltungsdatum wird ein freigeschalteter Balleintrag in ein dauerhaftes Archiv überführt und bleibt dort zu Informations- und Dokumentationszwecken öffentlich abrufbar. Balleinträge ohne zugeordnetes Komitee-Konto werden 7 Tage nach dem Veranstaltungsdatum vollständig und einschließlich aller abhängigen Daten gelöscht, eigene Balleinträge, die nie freigeschaltet wurden, 30 Tage nach dem Veranstaltungsdatum.

Transparenzhinweis: Das Archiv enthält aus Gründen der Provisionszuordnung und der Nachvollziehbarkeit weiterhin die Kontakt-E-Mail-Adresse des Komitees und den Gutscheincode. Diese Felder sind nicht öffentlich, ausschließlich für unsere Administration einsehbar und werden 7 Jahre nach der Archivierung automatisch entfernt.

Zweck

Bereitstellung von Veranstaltungsinformationen, dauerhafte Dokumentation der Ballsaison.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Komitee) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem vollständigen, öffentlich zugänglichen Veranstaltungsverzeichnis).

Im Dashboard steht Komitees ein interner Organisationsbereich zur Verfügung. In diesem Bereich handeln wir als Auftragsverarbeiterin des Komitees (siehe A.5). Verarbeitet werden:

Wesentliche Hinweise:

• Die Erfassung von Namen des Maturajahrgangs betrifft Dritte, die selbst kein Konto haben und der Erfassung nicht zugestimmt haben. Das Komitee ist als Verantwortlicher verpflichtet, diese Personen über die Erfassung zu informieren und ihnen ihre Betroffenenrechte zu ermöglichen (§ 5 Abs. 9 AGB).
• Das Punktesystem stellt eine Bewertung benannter Einzelpersonen dar, aus der über den Verteilungsschlüssel unmittelbar Geldbeträge abgeleitet werden. Es handelt sich um Profiling im Sinne des Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO liegt nicht vor, da die Punktevergabe und die Festlegung des Verteilungsschlüssels durch Menschen erfolgen. Die tatsächliche Auszahlung liegt allein beim Komitee; wir wickeln keine Zahlungen ab und sind an der Verteilung nicht beteiligt.
• Abstimmungen erfolgen über einen anonymen, auf die jeweilige geteilte Ansicht beschränkten Token (Cookie pn_teilnehmer, Laufzeit 180 Tage). Eine Zuordnung zur Person der abstimmenden Nutzerin oder des abstimmenden Nutzers ist uns nicht möglich.
• Die zu Dienstleistern erfassten Angaben provider_name und Notizen verlassen das Komitee-Dashboard nicht. Nur die Angabe, dass in einem Bereich noch gesucht wird, fließt ohne Namen und Notizen in die Bedarfsanzeige für Dienstleister ein (siehe B.21).
• Alle Konten des Komitees sehen und bearbeiten denselben Organisationsbereich.
• Nach dem Ball: Mit der Archivierung rund 27 Stunden nach dem Ball endet die Bearbeitung. Die Organisationsdaten bleiben bis 12 Monate nach dem Ball erhalten und sind für die Konten, die zum Zeitpunkt der Archivierung zum Komitee gehörten, im Archiv nur lesend abrufbar, samt Abschluss-Bericht zum Herunterladen — etwa für die Abrechnung nach dem Ball.

Rechtsgrundlage (Komitee als Verantwortlicher)

in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Organisation der Veranstaltung.

Speicherdauer

Löschung 12 Monate nach dem Veranstaltungsdatum; bei Löschung des Balleintrags bzw. Auflösung des Komitees unverzüglich.

Komitees können einzelne Ausschnitte ihres Organisationsbereichs über einen Freigabe-Link teilen (Rangliste, persönliche Aufgabenliste, Sponsoring-Pipeline, Ideenabstimmung, Budget, Abschluss, Aushang). Wer den Link kennt, kann die jeweilige Ansicht ohne Anmeldung aufrufen.

Je nach freigegebenem Ausschnitt können dabei Namen, Punktestände, Rangplätze, Sponsorennamen und -beträge, Freitexte sowie individuelle Auszahlungsbeträge sichtbar werden.

Schutzmaßnahmen: Die Links tragen einen nicht erratbaren Code, sind auf den jeweiligen Ausschnitt und den jeweiligen Ball beschränkt, sind von der Suchmaschinenindexierung ausgenommen (noindex, nofollow), laufen standardmäßig nach 30 Tagen ab und können vom Komitee jederzeit widerrufen werden. Die Auflösung eines Links unterliegt einer Ratenbegrenzung. Die Identität des Kontoinhabers und Daten anderer Bälle werden über einen Freigabe-Link nie ausgeliefert.

Verantwortlichkeit

Die Entscheidung, welche Ansicht mit wem geteilt wird, trifft ausschließlich das Komitee. Wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiterin.

Rechtsgrundlage (Komitee)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer

Freigabe-Links werden mit Ablauf, Widerruf, Archivierung oder Löschung des Balls unwirksam und spätestens 12 Monate nach dem Veranstaltungsdatum gelöscht.

Wir werten die Nutzung der Plattform aus und stellen den Komitees Kennzahlen zu ihrem eigenen Ball bereit:

• Ball-Charts — wöchentlich aktualisierte Ranglisten (Im Trend, Meistgespeichert, Meistangesehen, eine Gesamtwertung sowie ein Chart je Bundesland), berechnet aus Aufrufen, Merkvorgängen und Interessensbekundungen der letzten 28 Tage. Die Charts sind öffentlich.
• Relative Einordnung — der Perzentilrang des eigenen Balls im österreichweiten Reichweitenvergleich („Top X %, Platz N von M“), sichtbar ausschließlich für das eigene Komitee.
• Kohortenvergleich — Vergleich des eigenen Profils mit dem Median vergleichbarer Bälle im selben Bundesland. Der Vergleichswert wird nur ausgewiesen, wenn mindestens fünf andere Bälle in die Berechnung einfließen; andernfalls entfällt er. Es werden ausschließlich aggregierte Werte an den Browser übertragen, nie Daten einzelner anderer Bälle.
• Wochenreport per E-Mail — enthält den Perzentilrang, geplanten Gewinn, gesichertes Sponsoring, Break-even-Ticketzahl, offene und überfällige Aufgaben, Anzahl neuer Nachrichten und die Vollständigkeit des Eintrags. Empfänger sind ausschließlich die Konten des eigenen Komitees mit bestätigter E-Mail-Adresse, jedes einzeln. Diese Kennzahlen werden je Kalenderwoche protokolliert.
• Antwortpuls — eine ausschließlich für das eigene Komitee sichtbare Aggregatkennzahl über die eigene Antwortgeschwindigkeit auf Dienstleisteranfragen (Median und grobe Verteilung). Es werden keine Nachrichteninhalte und keine Identitäten der Gegenseite ausgewertet oder ausgegeben.

Einordnung: Diese Auswertungen bewerten Veranstaltungen und Komitees als Organisationseinheiten, nicht einzelne natürliche Personen in ihren persönlichen Eigenschaften. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir weisen sie gleichwohl gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO transparent aus.

Zweck

Nutzungsstatistik, Motivation und Steuerungshilfe für Komitees, Betrieb der Charts als zentrales Engagement-Element.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an aussagekräftigen Statistiken und an einem attraktiven Plattformangebot.

Speicherdauer

Chart-Historie bis zur Archivierung bzw. Löschung des Balls (Ballebene); Report-Protokoll 24 Monate.

Gewerbebetriebe können ein kostenloses Profil im Dienstleister-Verzeichnis anlegen. Das Konto entsteht mit E-Mail-Adresse und Passwort; die E-Mail-Adresse wird über einen Bestätigungslink bestätigt. Wir erheben:

• Firmenname und daraus abgeleitete öffentliche Adresse (Slug)
• Kategorien und Einsatz-Bundesländer
• Kontakt-E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Beschreibung und Referenztext (Freitext)
• Website und Instagram-Profil
• Logo und bis zu acht Portfoliobilder
• E-Mail-Adresse und Passwort für das Konto (Passwort nur als Hash)
• Verifizierungsstatus, gegebenenfalls Ablehnungsgrund
• die Bestätigung, das 16. Lebensjahr vollendet zu haben, und die Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und zur Datenschutzerklärung

Nachweis der Zustimmung: Die Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei der Registrierung protokollieren wir mit Konto-Kennung, Fassung und Zeitpunkt, ebenso später die Zustimmung zu den AGB für Dienstleister-Zugänge beim Kauf (B.34). Diesen Nachweis bewahren wir nach der Löschung des Kontos noch 3 Jahre auf (Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO, Verjährung nach § 1489 ABGB) und löschen ihn danach automatisch.

Ein Konto kann bis zu drei Profile führen (z. B. mehrere Standorte). Das jeweils aktive Profil wird serverseitig ausschließlich aus den Profilen des eigenen Kontos aufgelöst.

Zwischenspeicherung im Browser: Während der Registrierung werden Eingaben lokal zwischengespeichert (localStorage, Schlüssel dienstleister_registrieren_data) und nach Abschluss gelöscht. Die Profilangaben werden zusätzlich im Nutzerprofil des Authentifizierungsdienstes hinterlegt.

Nicht öffentlich sind: Kontakt-E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Konto-Kennung, Ablehnungsgrund. Diese Angaben sind auch über die technische Datenschnittstelle der Plattform nicht abrufbar.

Sperre eines Kontos

Sperren wir ein Konto (§ 13 AGB, § 9 der AGB für Dienstleister-Zugänge), speichern wir den Zeitpunkt und die Begründung am Konto. Die Profile des Kontos verschwinden von allen öffentlichen Flächen; das Dashboard zeigt nur noch die Begründung, und wir teilen sie dem Betrieb zusätzlich per E-Mail mit. Sperre und Aufhebung halten wir in einem Verlauf fest (Zeitpunkt, Aktion, Begründung). Empfänger sind der Betrieb selbst und unsere Administration.

Zweck

Betrieb des Verzeichnisses, Kontoführung, Verifizierung; bei einer Sperre: Durchsetzung der Nutzungsbedingungen und Nachweis gegenüber dem Betrieb.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für den Sperr-Verlauf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis im Streitfall); für den Zustimmungsnachweis nach Kontoende Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Soweit es sich um Daten juristischer Personen handelt, ist die DSGVO nicht anwendbar; die Erklärung gilt insoweit für Einzelunternehmer und Ansprechpersonen.

Speicherdauer

für die Dauer des Kontos; Löschung auf Anfrage (E.3). Sperrzeitpunkt und Begründung am Konto bis zur Aufhebung; der Sperr-Verlauf 3 Jahre nach der Aufhebung, auch über die Löschung des Kontos hinaus; der Zustimmungsnachweis 3 Jahre nach der Löschung des Kontos.

Verifizierte Dienstleisterprofile werden im öffentlichen Verzeichnis, auf den Bereichsseiten und auf einer eigenen Profilseite dargestellt und von Suchmaschinen indexiert. Öffentlich sind: Firmenname, Bereiche, Einsatzgebiete, Beschreibung, Referenztext, Logo, Portfoliobilder, Website und Instagram-Profil. Dazu kommen Angaben aus bestätigten Verknüpfungen mit Bällen (B.37): auf der Profilseite Schulname, Jahr und Bereich jeder bestätigten oder beendeten Verknüpfung sowie die Zahl der Komitees, im Verzeichnis die Zahl der Bälle, mit denen der Betrieb derzeit verknüpft ist. Ein Betrieb mit Peak-Zugang wird im Bereichsfilter an erster Stelle geführt und als bezahlte Platzierung gekennzeichnet.

Nicht verifizierte und gesperrte Profile sind ausschließlich für das eigene Konto sichtbar.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags mit dem Dienstleister).

Ruft ein eingeloggtes Komitee-Mitglied die Profilseite eines Dienstleisters auf, speichern wir einen Eintrag mit der Dienstleister-Kennung, der Kennung des kommenden Balls des Komitees und dem Zeitpunkt. Der Dienstleister sieht daraus, welche Bälle sein Profil besucht haben, samt Anzahl und letztem Zeitpunkt.

Nicht erfasst werden: Besucherinnen und Besucher ohne Komitee-Konto, Aufrufe durch den Dienstleister selbst, Komitees ohne kommenden Ball. Je Ball und Profil erfolgt höchstens alle sechs Stunden ein Eintrag. IP-Adressen werden nicht gespeichert.

Transparenzhinweis: Wir erfassen bewusst keine individuelle Nutzeridentität. Aus dem Eintrag lässt sich jedoch ableiten, welches Komitee das Profil aufgerufen hat. Wir weisen darauf ausdrücklich hin.

Besuche von Betriebsprofilen

Öffnet ein Komitee die Profilseite eines Betriebs, protokollieren wir, dass ein Besuch stattgefunden hat, zu welchem Ball er gehört und wann er erfolgt ist. Der Betrieb sieht diese Information in seinem Dashboard. Es wird kein Name und keine sonstige Angabe zu der Person übermittelt, die den Besuch ausgelöst hat. Wir weisen Komitees an der Stelle, an der ein Profil geöffnet wird, ausdrücklich darauf hin. Die Einzeleinträge werden nach 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO.

Zweck

Rückmeldung an Dienstleister über das Interesse an ihrem Profil.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse des Dienstleisters an der Wirksamkeitsmessung seines Profils und unser Interesse am Betrieb eines funktionsfähigen Vermittlungsangebots. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen (kontakt@promnight.at); wir schließen Ihren Ball dann von der Erfassung aus.

Speicherdauer

90 Tage.

Für Betriebe mit einem Dienstleister-Konto ordnen wir jeden kommenden Ball einer von drei Stufen zu: Top-Chance, Erreichbar oder Am Radar. Die Zuordnung wird bei jedem Aufruf neu berechnet und nicht gespeichert.

Sie beruht ausschließlich auf drei Angaben über die Veranstaltung:

• 1.ob das Komitee im Dashboard angegeben hat, für einen Bereich dieses Betriebs noch einen Anbieter zu suchen,
• 2.ob der Ball von einem Komitee mit eigenem Konto geführt wird,
• 3.ob der Ball in einem Bundesland liegt, in dem der Betrieb tätig ist.

Es werden keine Nutzungs-, Anwesenheits- oder Aktivitätsdaten einzelner Personen verarbeitet und keine solchen Daten an Betriebe übermittelt. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt: Die Einstufung hat keine rechtliche Wirkung und keine vergleichbare erhebliche Beeinträchtigung für eine natürliche Person; sie ordnet Veranstaltungen, nicht Personen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erbringung der von Komitee und Betrieb jeweils gewünschten Vermittlungsleistung erforderlich ist, und Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO im Übrigen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Betrieben und Komitees eine sachgerechte Zuordnung zu ermöglichen; ein entgegenstehendes überwiegendes Interesse ist nicht ersichtlich, weil ausschließlich Angaben verarbeitet werden, die das Komitee selbst über die Veranstaltung gemacht hat.

Dem Dienstleister angezeigte Ballinformationen: Schulname, Adresse der Ballseite, Stadt, Bundesland, Datum, Motto, Angabe zu Band/DJ, Ticketstatus, Engagement-Kennzahlen der letzten 28 Tage, Chart-Auszeichnung, die Bereiche, in denen das Komitee bereits eine bestätigte Verknüpfung hat, samt Firmenname des verknüpften Betriebs (dieselbe Angabe steht öffentlich auf der Ballseite), sowie die Stufe samt Begründung. Ist ein Ball für einen Betrieb eine „Top-Chance“, können wir ihn darauf per E-Mail hinweisen (abbestellbar, B.25). Die Kontakt-E-Mail-Adresse und die interne Mitglieds-Kennung des Komitees werden serverseitig entfernt und niemals an Dienstleister ausgeliefert.

Marktüberblick: Zusätzlich werden aggregierte Marktdaten dargestellt (Saisonverteilung, Regionsverteilung, durchschnittliche Ticketpreise, Reichweiten, Bewertungsdurchschnitte). Darin enthalten ist eine Liste häufig genannter Wettbewerber, die aus dem Freitextfeld „Band/DJ“ archivierter Bälle abgeleitet wird und daher Namen von Einzelunternehmerinnen und -unternehmern enthalten kann (siehe B.14).

Zweck

Zusammenführung von Angebot und Nachfrage, Reduktion ungezielter Kaltakquise gegenüber Komitees.

Widerspruchsrecht

Sie können der Aufnahme Ihres Balls in den Ballradar jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen (kontakt@promnight.at). Wir nehmen den Ball dann von der Lead-Berechnung aus.

Dienstleister können zu einzelnen Bällen einen Bearbeitungsstatus (neu / kontaktiert / Angebot / gebucht / abgesagt) und eine Freitext-Notiz (bis 1.000 Zeichen) hinterlegen. Diese Angaben sind ausschließlich für das jeweilige Dienstleisterkonto sichtbar.

Verantwortlichkeit

Der Dienstleister bestimmt Zweck und Inhalt dieser Notizen und ist dafür Verantwortlicher; wir handeln als Auftragsverarbeiterin (A.5). Wir verpflichten Dienstleister in § 9 der AGB, dort keine unsachlichen, herabwürdigenden oder besonderen Kategorien angehörenden Angaben zu erfassen.

Rechtsgrundlage (Dienstleister)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer

12 Monate nach dem Veranstaltungsdatum des betroffenen Balls, bei Löschung des Ball- oder Dienstleisterkontos unverzüglich.

Komitees und verifizierte Dienstleister können über die Plattform miteinander kommunizieren. Ein Gesprächsverlauf wird vom Komitee gestartet oder von einem Dienstleister als Erstanfrage zu einem konkreten Ball; die Kontaktdaten des Komitees werden dabei serverseitig aufgelöst und nie an den Dienstleister ausgeliefert. Je Betrieb und Komitee gibt es einen Gesprächsverlauf.

Das Postfach gehört dem ganzen Komitee: Nachrichten an ein Komitee sind für alle Konten dieses Komitees einsehbar, einschließlich Anhängen und des KI-Assistenten des Komitees (B.35). Löscht ein Mitglied sein Konto, bleiben die Gesprächsverläufe beim Komitee erhalten.

Verarbeitet werden:

• Nachrichteninhalt (Freitext bis 2.000 Zeichen)
• Absenderrolle und Absender-Kennung
• Lesestatus und Zeitstempel — der Absender sieht, ob und wann die Gegenseite gelesen hat
• Angebote: Titel (bis 200 Zeichen), Betrag (bis 100.000 €) und Status (offen / angenommen / abgelehnt / Gegenangebot)
• Anhänge: je Nachricht eine Datei (PDF, JPG, PNG oder WebP, bis 10 MB) samt Dateiname, Dateityp und Größe. Der Dateiname ist der Name, den die hochladende Person vergeben hat, und kann personenbezogene Angaben enthalten. Anhänge liegen in einem privaten Speicherbereich und sind nur für die beiden Seiten des Gesprächs über Links abrufbar, die nach 24 Stunden verfallen. Eine Prüfung auf Schadsoftware oder eine inhaltliche Prüfung findet nicht statt.
• Kennungen der beteiligten Parteien und optionaler Ballbezug
• Systemnachrichten zu Verknüpfungen (Anfrage, Annahme, Beendigung, Rückzug, Meilensteine der gemeinsamen Arbeitsfläche, B.37) und Hinweise zum Testmonat (B.34)

Daneben schreiben wir als Plattform Komitees und Betrieben in einem eigenen Gesprächsverlauf im Postfach, etwa Hinweise zum Eintrag.

Vor der Freischaltung: Solange der Ball eines Komitees nicht verifiziert ist, speichern wir seine Nachrichten an Betriebe, stellen sie aber nicht zu: Der Betrieb sieht den Gesprächsverlauf nicht und erhält keine Benachrichtigung. Mit der Freischaltung werden die gespeicherten Nachrichten zugestellt. Wird die Verifizierung abgelehnt, bleiben sie unzugestellt. Gegenüber Betrieben treten Komitees immer mit dem Namen ihrer Schule auf, nie mit dem Namen einer Person.

Angebote sind ausdrücklich keine rechtsverbindlichen Angebote im Sinne des § 862 ABGB, sondern eine strukturierte Kommunikationshilfe. Ein Vertrag kommt ausschließlich unmittelbar zwischen Komitee und Dienstleister außerhalb der Plattform zustande (§ 9 AGB).

Benachrichtigung per E-Mail: Bei ungelesenen Nachrichten versenden wir einmal täglich eine Benachrichtigung an die Gegenseite — beim Komitee an jedes Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse einzeln. Diese enthält den Absendernamen, eine Vorschau des Nachrichtentexts von bis zu 140 Zeichen bzw. bei Angeboten Titel und Betrag, sowie einen Link zum Gesprächsverlauf. Damit verlassen Nachrichteninhalte die Plattform per E-Mail. Diese Benachrichtigungen sind abbestellbar (Abschnitt F.3 und B.26). Die Kontaktperson eines Komitees kann zusätzlich eine Benachrichtigung per WhatsApp erhalten — ohne Vorschau des Inhalts (B.36).

Erstkontakt-Protokoll: Jeden ersten Kontakt eines Betriebs zu einem Komitee halten wir unveränderlich fest (Betriebsprofil, Komitee, Ball, Weg, Zeitpunkt). Er ist die Grundlage der vertraglich zugesagten Kontingente für Erstkontakte (B.34) und wird 12 Monate nach dem Erstkontakt gelöscht, auch wenn der Gesprächsverlauf oder das Profil vorher gelöscht wird.

Zweck

Ermöglichung der Anbahnung von Dienstleistungsverhältnissen; Nachweis der Kontingente.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertrag über den Dienstleister-Zugang).

Zugriffskontrolle

Nur die Konten des beteiligten Komitees und der beteiligte Betrieb haben Lesezugriff. Unsere Administration kann Gespräche zwischen Komitees und Betrieben im Administrationsbereich nicht lesen.

Speicherdauer

24 Monate ab der letzten Nachricht im jeweiligen Verlauf; bei Löschung des beteiligten Betriebs bzw. Auflösung des Komitees unverzüglich. Die Anhangsdatei selbst wird derzeit nicht automatisch mit der Nachricht entfernt; auf Verlangen löschen wir sie. Erstkontakt-Protokoll 12 Monate.

Per E-Mail: Auf Anforderung senden wir einen Link zur Passwort-Rücksetzung an die E-Mail-Adresse des Kontos — nur, wenn diese Adresse bestätigt ist. Der Link enthält ein einmalig verwendbares, zeitlich befristetes Token und wird im Klartext in der E-Mail übermittelt.

Per WhatsApp: Wer ein Konto mit Handynummer und (noch) keine bestätigte E-Mail-Adresse hat, schreibt uns über WhatsApp an +43 677 63939684. Wir helfen nur, wenn die Nachricht von der Anmeldenummer des Kontos kommt. Unser Team sucht das Konto im Administrationsbereich über diese Nummer, vergibt ein neues Zufallspasswort, das nur einmal angezeigt wird, und schickt es im Chat. Bitte ändern Sie es nach der Anmeldung in den Einstellungen. Für diesen Chat gilt B.36 (Anbieter WhatsApp Ireland Limited).

Zweck

Wiederherstellung des Kontozugangs.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sicherheitshinweis

Die Anfrage per E-Mail wird unabhängig davon, ob ein Konto zu der Adresse existiert, mit derselben Meldung beantwortet, damit über diesen Weg keine registrierten Adressen ermittelt werden können.

Sämtliche E-Mails versenden wir über den Auftragsverarbeiter Resend von der Adresse no-reply@promnight.at mit Antwortadresse kontakt@promnight.at. E-Mails an ein Komitee gehen an jedes Konto dieses Komitees mit bestätigter E-Mail-Adresse einzeln. Wir messen nicht, ob unsere E-Mails geöffnet oder die darin enthaltenen Links angeklickt werden.

An Komitee-Mitglieder:

An Besucherinnen und Besucher ohne Konto:

An Dienstleister:

Rechtsgrundlagen:

• Vertragsbezogene und sicherheitsrelevante E-Mails: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese sind nicht abbestellbar, solange das Vertragsverhältnis besteht.
• Erinnerungs-E-Mails an Besucher: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, siehe B.7).
• Charts-Benachrichtigung, Wochenreport, Nachrichten- und Verknüpfungsbenachrichtigungen, Top-Chance im Ballradar: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an der Nutzbarkeit und Wirksamkeit der von Ihnen genutzten Funktionen. Jederzeit abbestellbar; eine Abmeldung berührt eine Verknüpfung selbst nicht.
• Motivations- und Hinweis-Kampagnen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 174 Abs. 4 Telekommunikationsgesetz 2021 (Direktwerbung gegenüber Bestandskunden für eigene ähnliche Leistungen). Jederzeit abbestellbar, mit Hinweis auf die Abbestellmöglichkeit in jeder Nachricht.

Adresse ohne Bestätigung: An eine nicht bestätigte E-Mail-Adresse senden wir ausschließlich den Bestätigungscode (B.11).

Speicherdauer

siehe B.26 und Abschnitt D.

Abmeldung: Abbestellbare E-Mails enthalten einen Abmeldelink sowie die technischen Kopfzeilen List-Unsubscribe und List-Unsubscribe-Post für die Ein-Klick-Abmeldung nach RFC 8058. Der Abmeldelink enthält Ihre E-Mail-Adresse und die Kategorie in kodierter Form, gesichert durch eine kryptographische Signatur. Abmeldbare Kategorien sind: Charts, Kampagnen, Wochenreport, Nachrichten, Radar und Erinnerungen. Zusätzlich steht die Seite /abmelden zur Verfügung.

Sperrliste (email_suppressions): Abmeldungen sowie Zustellfehler und Beschwerden werden in einer Sperrliste mit E-Mail-Adresse, Kategorie und Grund gespeichert.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — die Speicherung ist erforderlich, um Ihren Widerspruch dauerhaft umzusetzen (Art. 21 Abs. 3 DSGVO). Eine Löschung dieses Eintrags würde dazu führen, dass Sie erneut E-Mails erhielten.

Speicherdauer

dauerhaft bzw. bis zu Ihrem ausdrücklichen Verlangen, wieder E-Mails zu erhalten.

Zustellprotokoll (email_log): Zu jeder Sendung wird eine Protokollzeile mit Empfängeradresse, Betreff, Kategorie, Status und Zeitpunkt gespeichert — zu erfolgreich zugestellten ebenso wie zu fehlgeschlagenen, übersprungenen und zurückgewiesenen Sendungen; bei Fehlern zusätzlich der Fehlertext.

Zweck

Sicherstellung der Zustellbarkeit, Fehlerdiagnose, Nachweis der Umsetzung von Abmeldungen und des Zugangs vertragsbezogener Mitteilungen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer

12 Monate.

Rückläufer-Webhook: Unser E-Mail-Dienstleister meldet uns Zustellfehler und Beschwerden über eine signaturgeprüfte Schnittstelle. Betroffene Adressen werden daraufhin global gesperrt.

Merkmal in Links: Links in unseren E-Mails tragen ein Merkmal, das die Vorlage der E-Mail benennt (etwa „via=wochenreport“). Es enthält weder eine Personen- noch eine Ball- oder Betriebskennung und wird nicht ausgewertet, um einzelne Empfängerinnen oder Empfänger zu erkennen.

Bei bestimmten Ereignissen versenden wir interne Benachrichtigungen an die Postfächer der administrativ verantwortlichen Personen:

• Verifizierungs-Hinweis bei Anlage eines Balls, einem Claim oder einer Dienstleister-Registrierung — mit Vorname bzw. Firma, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Schule, Ort, Balldatum, Verifizierungscode und Instagram-Handle.
• Fehler-Hinweis bei Fehlschlag eines automatisierten Auftrags — mit Auftragsname und gekürztem Fehlertext.
• Täglicher Zustellbarkeitsbericht — mit Betreffzeilen, Fehlertexten und maskierten Empfängeradressen (etwa m***@domain) aus dem Zustellprotokoll der letzten 25 Stunden.
• Tägliche Prüfsumme des Ballbestands zur Beweissicherung (B.38) — ohne personenbezogene Daten.
• Hinweis zum Rechnungsland, wenn bei einer Buchung eine Anschrift außerhalb Österreichs angegeben wurde (B.34) — mit Land, Profil- und Abonnementkennung.

Empfänger sind:

• kontakt@promnight.at (Unternehmenspostfach)
• das persönliche Postfach eines Administrators bei Apple iCloud Mail (Vertragspartner im EWR: Apple Distribution International Ltd., Irland; eine Verarbeitung durch die Apple Inc. in den USA ist möglich, Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework)
• das persönliche Postfach eines Administrators bei GMX (betrieben durch die 1&1 Mail & Media GmbH, Montabaur, Deutschland)

Diese Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und handeln ausschließlich in ihrer Rolle als Administratoren der Plattform. Beide Anbieter sind innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig; eine Drittlandübermittlung findet dadurch nicht statt.

Zweck

zeitnahe Bearbeitung von Verifizierungsanträgen, Betriebsüberwachung, Sicherstellung der E-Mail-Zustellbarkeit.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse am ordnungsgemäßen und störungsfreien Betrieb.

Speicherdauer

entsprechend den Fristen der jeweiligen Postfachanbieter.

Zur Erfüllung unserer Aufgaben als Betreiberin haben Administratorinnen und Administratoren Zugriff auf:

• alle Komitee-Konten einschließlich E-Mail-Adresse, Anmelde- und WhatsApp-Nummer, Name, Instagram-Handle und Rolle
• alle Balleinträge einschließlich Kontakt-E-Mail-Adresse und Gutscheincode
• die Verifizierungsvorgänge einschließlich hochgeladener Schülerausweise (bis zu deren Löschung, über Links, die nach 5 Minuten verfallen)
• die fälligen WhatsApp-Benachrichtigungen und deren Protokoll (B.36)
• alle Ticket-Reservierungen einschließlich der Gästedaten
• alle Dienstleisterprofile und -konten einschließlich Kontakt-E-Mail-Adresse, Paketstand und Sperre
• aggregierte Kennzahlen der Plattform

Gespräche zwischen Komitees und Betrieben sind im Administrationsbereich nicht lesbar. Administratoren können Konten, Balleinträge und Betriebskonten löschen, beide Verifizierungsschritte bestätigen und Bälle freischalten, Dienstleister verifizieren, ablehnen oder sperren, für ein Konto mit Handynummer ein neues Passwort vergeben (B.24), Gutscheincodes erzeugen und versenden, Kampagnen auslösen und die Archivierung anstoßen.

Zweck

Betrieb, Moderation, Missbrauchsabwehr, Support, Erfüllung von Betroffenenrechten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

Schutzmaßnahmen

Der administrative Zugang ist durch eine Anmeldung mit Ratenbegrenzung geschützt. Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen ist auf die Geschäftsführung und die beiden Plattformadministratoren beschränkt; alle sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Anmeldung erfolgt derzeit über ein gemeinsames Passwort; administrative Handlungen werden daher nicht einer bestimmten Person zugeordnet.

Ein Teil der auf der Plattform gelisteten Balleinträge wurde nicht von einem Komitee angelegt, sondern von uns recherchiert und eingetragen, um von Beginn an ein vollständiges Verzeichnis der österreichischen Ballsaison anbieten zu können.

Kategorien der verarbeiteten Daten: Schulname, Veranstaltungsdatum, Uhrzeit, Veranstaltungsort, Stadt, Bundesland, Motto, Beschreibung, Ticketstatus, gegebenenfalls Instagram-Handle des Komitees und Angaben zu Band bzw. DJ.

Herkunft der Daten: ausschließlich öffentlich zugängliche Quellen, insbesondere öffentliche Instagram-Profile von Schulen und Ballkomitees, Schulwebsites sowie öffentliche Veranstaltungsankündigungen. Die Recherche wird teilweise werkzeuggestützt durchgeführt, entspricht inhaltlich jedoch einer manuellen Recherche in öffentlich einsehbaren Quellen und greift nicht auf nicht-öffentliche Inhalte, Schnittstellen oder geschützte Bereiche zu.

Zweck

Aufbau und Pflege eines vollständigen, öffentlich zugänglichen Veranstaltungsverzeichnisses.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Betrieb eines vollständigen Verzeichnisses. Bei der Abwägung fällt ins Gewicht, dass es sich ganz überwiegend um veranstaltungsbezogene Angaben und nicht um Daten aus der Privatsphäre handelt, dass sämtliche Angaben bereits öffentlich zugänglich waren und dass die Betroffenen mit einer Veröffentlichung ihrer Veranstaltungsankündigung rechnen mussten.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit die Berichtigung, die Löschung oder die Übernahme des Eintrags in Ihre eigene Verwaltung verlangen. Eine formlose Nachricht an kontakt@promnight.at genügt; ein Nachweis oder eine Begründung ist nicht erforderlich. Wir entfernen den Eintrag unverzüglich.

Speicherdauer

Balleinträge ohne zugeordnetes Konto werden 7 Tage nach dem Veranstaltungsdatum vollständig gelöscht.

Bei der Archivierung eines Balls erzeugen wir aus dessen Angaben automatisiert ergänzende Übersichten:

• Schulprofile — aggregierte Statistik je Schule (Durchschnittsbewertung, bester Wert, Anzahl der Bälle), angezeigt auf der Afterglow-Übersicht. Kein Personenbezug.
• Location-Profile — Name, Stadt, Bundesland und Bewertungsdurchschnitt des Veranstaltungsorts.
• Dienstleisterprofile — Name und Kategorie, abgeleitet aus dem Freitextfeld „Band/DJ“ des Balleintrags. Diese Namen können Namen natürlicher Personen sein.

Location- und Dienstleisterprofile werden derzeit auf keiner öffentlichen Seite angezeigt; sie gehen nur in die aggregierte Bewertung ein. Die Angabe „Band/DJ“ archivierter Bälle erscheint außerdem im Marktüberblick für Dienstleister (B.21).

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einer strukturierten Aufbereitung öffentlich verfügbarer Veranstaltungsinformationen.

Ihre Rechte

Wenn Sie als natürliche Person in einer solchen Übersicht genannt sind, entfernen wir den Eintrag auf formlose Nachricht an kontakt@promnight.at unverzüglich (Art. 21 DSGVO).

Zur Anzeige von Bällen auf Karten und für die Umkreissuche ermitteln wir Geokoordinaten zu Veranstaltungsorten. Dazu übermitteln wir für neue oder geänderte Bälle die Adresse bzw. den Veranstaltungsort und die Stadt an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation. Personenbezogene Daten von Nutzerinnen und Nutzern werden dabei nicht übermittelt; als Kontaktkennung wird kontakt@promnight.at mitgesendet.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger

OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission).

• Kalenderexport (ICS / Google Calendar): Erzeugt ausschließlich aus öffentlichen Balldaten (Schulname, Motto, Ort, Zeit, Adresse der Ballseite). Es fließen keine personenbezogenen Nutzerdaten an Google; Google Calendar wird lediglich als Ziel-Adresse angeboten.
• Vorschaubilder für soziale Netzwerke (Open Graph): Werden serverseitig aus öffentlichen Balldaten erzeugt. Keine Kontakt- oder Reservierungsdaten.
• Teilen-Grafiken: Werden im Browser aus öffentlichen Balldaten erzeugt.

Balleinträge und Dienstleisterprofile können auf externe Websites, Instagram-Profile und Ticketshops verweisen. Verweise werden mit rel="noopener noreferrer nofollow" gesetzt. Beim Anklicken eines solchen Verweises gelten ausschließlich die Datenschutzbestimmungen der Zielseite; wir haben darauf keinen Einfluss.

Weitere Verweise: der Knopf, mit dem ein Komitee den Verifizierungscode als Instagram-Direktnachricht öffnet (ig.me), Links zu einem WhatsApp-Chat mit uns (wa.me), der Kalenderlink von Google Calendar (B.32) und der Link zu unserem Gutschein-Partner. Daten werden erst übermittelt, wenn Sie einen solchen Verweis anklicken.

Bucht ein Betrieb einen kostenpflichtigen Zugang, verarbeiten wir die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten: Firmen- und Rechnungsdaten, gebuchtes Paket, Laufzeit sowie Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO, für die Aufbewahrung der Rechnungsdaten Art. 6 Abs 1 lit c iVm § 132 BAO (sieben Jahre).

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe, Limited, Irland. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten überwiegend als eigener Verantwortlicher in Erfüllung eigener aufsichts-, zahlungsdienste- und geldwäscherechtlicher Pflichten; für die technische Abwicklung in unserem Auftrag gelten daneben die Stripe Data Processing Terms. Wir selbst erhalten keine vollständigen Zahlungsmitteldaten. Einzelheiten zur Verarbeitung durch Stripe ergeben sich aus deren Datenschutzerklärung.

Im Einzelnen: Die Rechnungsanschrift geben Sie im Bezahlfenster von Stripe ein; wir speichern sie nicht in unserer Datenbank, sie steht bei Stripe und auf der Rechnung. Wir speichern die Kundennummer bei Stripe, das gebuchte Paket und die Preisstufe je Profil, Laufzeitende, Abonnementnummer, den Zahlungsstatus samt Mahnstufe sowie einen Vertragsverlauf (Buchung, Wechsel, Kündigung, Mahnung, Testmonat). Die Zustimmung zu den AGB für Dienstleister-Zugänge und zur Datenschutzerklärung erklären Sie im Bezahlfenster; wir protokollieren sie nach Abschluss der Zahlung mit Konto-Kennung, Fassung und Zeitpunkt. Die Bestätigung, Zahlungserinnerungen und die Bestätigung einer Kündigung erhalten Sie per E-Mail (B.25). Ergibt die Rechnungsanschrift einen Sitz außerhalb Österreichs, erhalten wir einen internen Hinweis (B.27); Vertragspartner sind nur Unternehmer mit Sitz in Österreich.

Testmonat, Peak und Kontingente: Für den Testmonat speichern wir, wann ein Konto ihn genutzt hat; Zahlungsdaten werden dafür nicht erhoben. Für den Peak-Zugang speichern wir die Belegung je Bereich und eine Warteliste. Für die Kontingente an Erstkontakten führen wir das Erstkontakt-Protokoll (B.23).

Zweck

Abschluss und Durchführung des Vertrags über einen kostenpflichtigen Dienstleister-Zugang, Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung der Rechnungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO iVm § 132 BAO.

Speicherdauer

Rechnungsdaten sieben Jahre; der Vertragsverlauf sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auch über die Löschung des Profils hinaus; der Zustimmungsnachweis 3 Jahre nach der Löschung des Kontos; übrige Vertragsdaten für die Dauer des Vertrags. Das technische Ereignisverzeichnis des Zahlungsdienstleisters (nur Kennung, Typ, Zeitpunkt) 24 Monate.

Im Komitee-Dashboard steht mit flare ein KI-gestützter Assistent zur Verfügung. Er beantwortet Fragen zum eigenen Ball, bereitet Texte vor und führt auf Anweisung Änderungen im Dashboard aus. In diesem Bereich handeln wir als Auftragsverarbeiterin des Komitees (siehe A.5), ebenso wie beim übrigen Organisationsmodul nach B.15.

Verarbeitete Daten: die Nachrichten des Komitees und die Antworten des Assistenten; hochgeladene Dateien und die daraus gelesenen Inhalte; die Daten des eigenen Balls, soweit sie zur Beantwortung nötig sind (Aufgaben, Crew mit Vorname und Rolle, Budget, Sponsoren, Ticketstände, Ballseiten-Felder, Kennzahlen); Nachrichten von Betrieben im Postfach des Komitees, wenn danach gefragt wird; ein Verbrauchsprotokoll je Anfrage; ein Protokoll der ausgeführten Aktionen und der nachgeschlagenen Daten (ohne deren Inhalt). Auf ausdrückliche Bestätigung kann der Assistent im Web suchen; dann geht der Suchbegriff an den Anbieter.

Was ungefiltert an den Anbieter geht: der Inhalt hochgeladener Dateien (Bilder verkleinert, aus Dokumenten der Text, aus Tabellen der belegte Bereich) und der Wortlaut von Nachrichten der Betriebe, soweit der Assistent sie für eine Antwort liest. Bei der Übernahme vorhandener Unterlagen (Einrichtung) erreichen volle Namen aus hochgeladenen Listen den Anbieter, weil eine Namensliste ohne Namen nicht lesbar ist; angelegt wird die Crew mit dem Namen, den das Komitee geführt hat. Reservierungs- und Gästelisten werden bei der Übernahme nie importiert; Passwörter, Zugangsdaten und Kontonummern aus Dateien werden nirgends gespeichert.

Was flare nicht erreicht: Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Ballbesuchern und Reservierenden — dort arbeitet der Assistent ausschließlich mit einer blinden Vorgangsnummer; Nachnamen, Mailadressen und Telefonnummern der Crew; Kontaktdaten von Betrieben; Daten anderer Komitees, auch nicht in aggregierter Form unterhalb der in B.17 genannten Schwellen. Ein Ausgabefilter entfernt E-Mail-Adressen und Telefonnummern, bevor eine Antwort des Assistenten den Server verlässt, und aus allem, was der Server selbst über die Crew, Reservierungen oder Sponsoren an den Anbieter gibt.

Gedächtnis: flare führt je Ball einen kurzen Merktext mit den wiederkehrenden Eckdaten (Motto, Preisvorstellungen, Zuständigkeiten). Er entsteht aus dem Gesprächsverlauf: Wenn ein Chat endet oder einige Beiträge dazugekommen sind, gehen der bisherige Merktext und die letzten Nachrichten an den Anbieter, und eine neue Fassung ersetzt die alte. Personen stehen darin mit Vorname und Rolle oder gar nicht; Kontakt-, Zahlungs- und Gesundheitsdaten werden vor dem Speichern herausgefiltert. Der Merktext ist im Dashboard vollständig einsehbar, einzeln oder ganz löschbar und jederzeit abschaltbar. Der Assistent und sein Gedächtnis gehören dem Ball: Alle Konten des Komitees sehen dieselben Chats.

Nachrichten von sich aus: Zu vier festgelegten Anlässen (Ende der Einrichtung, Freischaltung bei vorgemerkten Aktionen, 14 Tage vor dem Ball, am Tag danach) schreibt der Assistent aus Vorlagen mit den Zahlen des Balls in den Chat — ohne den Anbieter, höchstens einmal je Woche und Konto, jeweils mit einem Klick dauerhaft abzustellen.

Kein Training mit Ihren Daten. Die Inhalte werden vom eingesetzten Anbieter nicht zum Training seiner Modelle verwendet; das ist vertraglich ausgeschlossen.

Keine automatisierte Entscheidung. Der Assistent trifft keine Entscheidung über eine Person. Jede Aktion mit Außenwirkung — eine Nachricht an einen Betrieb, eine Veröffentlichung, eine Reservierungsentscheidung, eine Abrechnung — wird vorher als Karte angezeigt und von einem Menschen bestätigt (Art. 22 DSGVO, siehe E.8).

Export und Löschung: In den Einstellungen des Assistenten lassen sich alle Gespräche, das Gedächtnis und die Dateiliste als ZIP-Archiv (Markdown und JSON) herunterladen. Einzelne Gespräche, das Gedächtnis oder alles zusammen lassen sich löschen; die Löschung wirkt sofort und ist endgültig. Das Protokoll der ausgeführten Aktionen bleibt bestehen — es dient der Nachvollziehbarkeit, wer welche Änderung veranlasst hat, und enthält keine Gesprächsinhalte.

Zwecke

Unterstützung des Komitees bei der Organisation seines Balls: Auskunft aus dem eigenen Datenbestand, Entwurf von Texten, Ausführung bestätigter Änderungen im Dashboard, Übernahme bestehender Unterlagen bei der Einrichtung.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags). Der Assistent ist Teil der vertraglich geschuldeten Leistung; eine gesonderte Einwilligung wird dafür nicht eingeholt und ist nicht erforderlich.

Empfänger

Anthropic PBC, USA — als Auftragsverarbeiter (siehe C.8).

Drittlandbezug

Die Verarbeitung durch den Anbieter findet in den Vereinigten Staaten statt. Zu Garantien und Grenzen siehe A.8 und C.8.

Speicherdauer

Gespräche und Nachrichten bis zur Löschung durch das Komitee, längstens 90 Tage nach der Archivierung des Balls; mit der Auflösung des Komitees sofort. Hochgeladene und bei der Einrichtung übernommene Dateien 90 Tage; von flare erzeugte Dateien bis zum Kontoende oder zur Löschung; Vorschaubilder und Zwischenergebnisse 7 Tage. Gedächtnis wie die Gespräche. Aktionsprotokoll 12 Monate. Verbrauchsdaten 24 Monate (Abrechnung und Betriebsmessung). Nicht bestätigte Bestätigungskarten 7 Tage nach ihrem Ablauf, bestätigte 12 Monate. Zuordnungsdaten der Übernahme (Grundlage der 7-tägigen Rücknahme) 30 Tage. Ein inhaltsloser Merker, dass eine Nachricht von sich aus bereits geschickt wurde, bleibt dauerhaft, damit sie nicht wiederkommt. Fehlerprotokolle im Serverlog wie B.1.

Die Kontaktperson eines Balls — die Person, die den Ball eingetragen oder übernommen hat — gibt bei der Registrierung ihre Handynummer an; Konten aus der Zeit davor können sie im Dashboard nachtragen. An diese Nummer schreiben wir von Hand aus der WhatsApp Business App der Bono & Partner GmbH (Absender +43 677 63939684). Es gibt keine automatisierte Versendung und keinen weiteren Dienstleister, der für uns Nachrichten verschickt. Unser Team findet die fälligen Nachrichten im Administrationsbereich vorbereitet und schickt sie selbst ab. Mitgliedern, die über einen Einladungslink beitreten, schreiben wir nicht über WhatsApp.

Wir melden uns nur zu diesen Anlässen:

• 1.unsere Antwort, nachdem Sie uns Ihren Code geschickt haben, mit der Bestätigung der Nummer (B.12, Schritt 1);
• 2.eine einmalige Erinnerung an die Verifizierung des Komitees;
• 3.die Nachricht, dass der Ball freigeschaltet ist;
• 4.der Hinweis, dass ein Betrieb dem Komitee geschrieben hat — ohne den Inhalt der Nachricht, frühestens 15 Minuten danach und nur, wenn die Nachricht noch nicht gelesen und nicht beantwortet ist;
• 5.der Hinweis, dass ein Betrieb eine Verknüpfung angefragt hat (B.37).

An eine noch nicht bestätigte Nummer schreiben wir nichts: Die erste Nachricht kommt immer von Ihnen. Werbung schicken wir über WhatsApp nicht. Daneben antworten wir, wenn Sie uns über WhatsApp schreiben, etwa zur Passwort-Rücksetzung (B.24).

Gespeichert werden: die Nummer und seit wann sie hinterlegt ist; der genaue Wortlaut des Hinweises, der bei der Angabe unter dem Nummernfeld stand, und der Zeitpunkt, bei jeder neuen Nummer erneut; wann die Nummer bestätigt oder als falsch markiert wurde; ob die Benachrichtigungen an- oder abgeschaltet sind und seit wann; zu jeder fälligen Nachricht Anlass, Stand, gewählte Textvariante, Zeitpunkt des Versands und gegebenenfalls der Name des Betriebs; ein Protokoll dieser Vorgänge. Der Inhalt der Chats liegt ausschließlich auf dem Firmengerät, auf dem wir die App nutzen, nicht in unserer Datenbank. Schickt jemand ein Foto eines Schülerausweises, bitten wir um den Upload im Dashboard und löschen das Foto aus dem Chat.

Abstellen: jederzeit mit dem Schalter „WhatsApp-Benachrichtigungen“ in den Einstellungen des Dashboards, oder Sie schreiben uns „Stopp“. Unsere Antwort auf Ihren Code bekommen Sie auch bei abgeschalteten Benachrichtigungen, weil sie zur Verifizierung gehört.

Zweck

Bestätigung der Nummer der Kontaktperson und Benachrichtigung über wichtige Ereignisse rund um das eigene Konto und den eigenen Ball.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über die Nutzung der Plattform). Direktwerbung über WhatsApp, die nach § 174 Telekommunikationsgesetz 2021 eine eigene Einwilligung bräuchte, findet nicht statt. Den Hinweistext und seinen Zeitpunkt speichern wir als Nachweis dafür, worüber wir informiert haben.

Empfänger

WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland — als eigenständig Verantwortliche für die Übermittlung der Nachrichten über ihren Dienst; ein Auftragsverarbeitungsverhältnis besteht nicht. Für die Verarbeitung durch WhatsApp gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Drittlandübermittlung

WhatsApp übermittelt Daten an die Meta Platforms, Inc. in den Vereinigten Staaten; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO), ergänzend Standarddatenschutzklauseln. Nachrichteninhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Speicherdauer

Nummer und Schalter bis zur Löschung des Kontos; fällige und erledigte Nachrichten sowie das Protokoll 12 Monate; der Nachweis des Hinweistexts 3 Jahre nach der Löschung des Kontos.

Ein Komitee und ein Betrieb können sich für einen Bereich des Balls miteinander verknüpfen: Eine Seite fragt an, die andere bestätigt oder lehnt ab; das Komitee kann eine Verknüpfung beenden, eine offene Anfrage kann zurückgezogen werden. Setzt ein verifiziertes Komitee einen Bereich mit einem verifizierten Betrieb auf „gebucht“, geht an diesen Betrieb automatisch eine Anfrage. Eine Verknüpfung ist kein Vertrag; was Komitee und Betrieb vereinbaren, regeln sie direkt miteinander.

Verarbeitet werden: Bereich, Stand, Zeitpunkte, wer angefragt hat, ein freier Anfragetext (bis 500 Zeichen) und eine dauerhafte Kopie von Schulname, Balldatum und Adresse der Ballseite. Zu einer bestätigten Verknüpfung gehört eine gemeinsame Arbeitsfläche mit Aufgaben, Notizen, Einträgen je Bereich und Dokumenten (bis 20 Dateien, privater Speicher, Abruf über Links, die nach 24 Stunden verfallen). Beide Seiten sehen die Arbeitsfläche vollständig, unabhängig davon, wer einen Eintrag angelegt hat; auf Seite des Komitees alle Konten, nach der Archivierung des Balls die Kontaktperson. Anfrage und Annahme lösen je eine E-Mail an die Gegenseite aus (B.25), Anfrage, Annahme, Beendigung, Rückzug und die Meilensteine der Arbeitsfläche erscheinen als Systemnachricht im Postfach (B.23); eine Anfrage eines Betriebs kann die Kontaktperson zusätzlich per WhatsApp erfahren (B.36).

Öffentliche Nennung: Bestätigt die angefragte Seite die Verknüpfung, erscheint der Betrieb auf der Ballseite unter „Umgesetzt mit“ (Firmenname, Logo, Bereich, Link zum Profil); auf der Profilseite des Betriebs erscheinen als Referenz Schulname, Jahr und Bereich sowie die Zahl der Komitees, im Verzeichnis die Zahl der derzeit verknüpften Bälle. Die Bestätigung der Verknüpfung ist zugleich das Einverständnis mit dieser Nennung; einen zweiten Schalter gibt es bewusst nicht. Beendet das Komitee die Verknüpfung, verschwindet die Nennung auf der Ballseite sofort; die Referenz auf der Profilseite bleibt, weil sie eine bestätigte Verknüpfung belegt — ihre Entfernung können Komitee und Betrieb über kontakt@promnight.at verlangen. Nicht öffentlich sind Anfragetext, Aufgaben, Notizen, Dokumente, Bereichseinträge, Kontaktdaten des Betriebs, Preise sowie angefragte und abgelehnte Verknüpfungen.

Fotos: Ein Betrieb kann zu einer Verknüpfung bis zu fünf Referenzfotos (auf seiner Profilseite) und als Foto- und Videobetrieb bis zu 20 Fotos für die Afterglow-Galerie des Balls hochladen (mit Urheberzeile und Link zum Profil). Angezeigt werden sie erst nach der Fotofreigabe durch das Komitee, die jederzeit widerrufen werden kann. Ist eine Verknüpfung freigegeben, erscheinen in der Galerie auch die eigenen Archivfotos des Komitees. Für die Einwilligung der erkennbar abgebildeten Personen ist das Komitee mit seiner Freigabe verantwortlich (§ 5 Abs. 4 AGB). Zur Abrufbarkeit der Bilddateien siehe B.10.

Zweck

Verknüpfung von Komitee und Betrieb auf der Plattform, Nachweis und öffentliche Darstellung bestätigter Verknüpfungen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die öffentliche Nennung beruht auf der Bestätigung der Verknüpfung, die Anzeige von Fotos auf der widerruflichen Freigabe durch das Komitee.

Empfänger

die jeweils andere Seite der Verknüpfung; bei der öffentlichen Nennung jede Person, die die Ballseite oder das Profil aufruft.

Speicherdauer

Die Verknüpfung samt Arbeitsfläche besteht, bis das Konto der Kontaktperson bzw. das Komitee oder der Betrieb gelöscht wird — auch über die Löschung des Balls hinaus, weil sie die Referenz des Betriebs ist. Dateien und Fotos einer Verknüpfung werden derzeit nicht automatisch gelöscht; auf Verlangen entfernen wir sie.

Unser Verzeichnis der Schul- und Maturabälle ist eine mit erheblichem Aufwand aufgebaute Datenbank. Um eine unbefugte Übernahme durch Dritte nachweisen zu können, setzen wir drei Maßnahmen ein:

• Herkunftsmerkmal: An Motto und Beschreibung eines Balls hängen wir beim Ausliefern ein unsichtbares, aus einem geheimen Schlüssel berechnetes Merkmal an. Es enthält keine personenbezogenen Daten und verändert den gespeicherten Text nicht. Welches Merkmal zu welchem Ball gehört, halten wir in einem internen Register fest.
• Änderungsprotokoll: Ändert sich ein öffentliches Textfeld eines Balls, halten wir den alten und den neuen Wert mit Zeitpunkt fest. Darunter sind auch der Instagram-Handle des Komitees und die Angabe „Band/DJ“, die Namen von Personen enthalten können. Nicht erfasst werden Kontakt-E-Mail-Adresse, Mitglieds-Kennung und Gutscheincode.
• Tägliche Prüfsumme: Über den gesamten Ballbestand bilden wir täglich eine verkettete Prüfsumme und senden sie als Zeitnachweis an unsere internen Postfächer (B.27).

Zweck

Nachweis einer unbefugten Übernahme des Verzeichnisses und Verfolgung von Ansprüchen (§§ 76c ff. Urheberrechtsgesetz, § 1 UWG).

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Datenbank; festgehalten werden nur Angaben, die zum Zeitpunkt der Erfassung öffentlich auf der Ballseite standen. Sie können nach Art. 21 DSGVO widersprechen (kontakt@promnight.at); wir prüfen dann, ob zwingende Gründe, insbesondere die Verfolgung von Rechtsansprüchen, überwiegen.

Speicherdauer

dauerhaft, auch über die Löschung eines Balls hinaus — ein Beweismittel, das nach einer Frist verfällt, erfüllt seinen Zweck nicht.

Anbieter

Supabase Inc., 970 Toa Payoh North, Singapur

Funktion

PostgreSQL-Datenbank, Authentifizierung (Supabase Auth), Dateispeicher (Storage)

Verarbeitete Daten

sämtliche in Abschnitt B beschriebenen Datenbankinhalte, Passwort-Hashes, Sitzungs- und Rücksetzungstoken, Nutzerprofile im Authentifizierungsdienst, hochgeladene Bilder sowie die Dateien in privaten Speicherbereichen (Schülerausweise, Nachrichten-Anhänge, Dokumente von Verknüpfungen, Dateien des KI-Assistenten)

Serverstandort

Die Datenbankinstanz wird ausschließlich in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland) betrieben.

Transfermechanismus

Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ergänzt um eine Transfer-Folgenabschätzung des Anbieters.

Datenschutzinformationen

https://supabase.com/privacy

Anbieter

Vercel Inc., 340 Pine Street, Suite 900, San Francisco, CA 94104, USA

Funktion

Hosting der Webanwendung, globales Auslieferungsnetz, serverseitige Ausführung, Ausführung automatisierter Aufträge (Cron), Reichweiten- und Performance-Messung

Verarbeitete Daten

Server-Logfiles gemäß B.1; abgeleitete Stadtangabe für die Funktion „In der Nähe“ gemäß B.4; sämtliche serverseitig verarbeiteten Daten; bei erteilter Einwilligung zusätzlich die Analysedaten gemäß B.2

Transfermechanismus

Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO), ergänzend Standarddatenschutzklauseln

Datenschutzinformationen

https://vercel.com/legal/privacy-policy

Automatisierte Aufträge (Zeiten in UTC): Abgleich der Abonnements und Mahnlauf täglich 02:00; Prüfsumme des Ballbestands täglich 02:45; Feld-Aktualisierung täglich 03:00; Archivierung täglich 03:30; Löschung nach Fristen (Abschnitt D) täglich 04:00; Geokodierung täglich 05:00; interne Redaktions- und Automatisierungsplanung täglich 05:30 und 06:45, sonntags 06:15; Erinnerungsversand täglich 06:00; Zustellbarkeitsbericht täglich 07:00; Nachrichtenbenachrichtigungen täglich 08:00; Chart-Momentaufnahme montags 09:00; Chart-Veränderungen täglich 09:30; Top-Chance-Hinweise an Betriebe täglich 10:00; Wochenreport täglich 16:00 (je Komitee einmal wöchentlich).

Anbieter

Resend Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA

Funktion

Versand sämtlicher E-Mails der Plattform, Entgegennahme von Zustellrückmeldungen. Eine Öffnungs- oder Klickmessung ist nicht eingeschaltet.

Verarbeitete Daten

Empfängeradresse sowie der vollständige Inhalt der versendeten E-Mails (Namen, Codes, Rücksetzungslinks, Reservierungsdaten, Nachrichtenvorschauen, Kennzahlen), Zustell- und Fehlerdaten

Transfermechanismus

Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO

Datenschutzinformationen

https://resend.com/legal/privacy-policy

Unterauftragsverarbeiter

https://resend.com/legal/subprocessors — darunter der Dienst Svix zur Signaturprüfung der Zustellrückmeldungen.

Anbieter

WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland

Funktion

Übermittlung der Nachrichten, die wir von Hand aus der WhatsApp Business App an die Kontaktperson eines Balls schicken, und der Nachrichten, die Sie uns schreiben (siehe B.24, B.36)

Verarbeitete Daten

Telefonnummer, Nachrichteninhalte (Ende-zu-Ende-verschlüsselt) und die Verbindungs- und Nutzungsdaten, die WhatsApp beim Betrieb seines Dienstes erhebt

Rechtliche Einordnung

eigenständig Verantwortliche; kein Auftragsverarbeitungsverhältnis

Transfermechanismus

Übermittlung an Meta Platforms, Inc., USA, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzend Standarddatenschutzklauseln

Datenschutzinformationen

https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Anbieter

OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cambridge, Vereinigtes Königreich

Funktion

Ermittlung von Geokoordinaten zu Veranstaltungsorten (siehe B.31)

Verarbeitete Daten

Adresszeichenfolge des Veranstaltungsorts; keine Nutzerdaten

Transfermechanismus

Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Vereinigte Königreich

Anbieter

Stripe Payments Europe, Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland

Funktion

Abwicklung der Zahlungen für kostenpflichtige Dienstleister-Zugänge (Checkout, wiederkehrende Abbuchung, Rechnungsstellung, siehe B.34)

Verarbeitete Daten

Firmen- und Rechnungsdaten des Betriebs, gebuchtes Paket, Laufzeit, Zahlungsstatus sowie die Zahlungsmitteldaten, die der Betrieb unmittelbar bei Stripe eingibt. Vollständige Zahlungsmitteldaten erhalten wir nicht.

Rechtliche Einordnung

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten überwiegend als eigener Verantwortlicher in Erfüllung eigener aufsichts-, zahlungsdienste- und geldwäscherechtlicher Pflichten; für die technische Abwicklung in unserem Auftrag gelten daneben die Stripe Data Processing Terms.

Datenschutzinformationen

https://stripe.com/at/privacy

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt. Wir verkaufen keine Daten.

Anbieter

Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA

Funktion

Verarbeitung der Anfragen des KI-Assistenten „flare" im Komitee-Dashboard (siehe B.35)

Verarbeitete Daten

der Text der jeweiligen Anfrage samt mitgegebenem Gesprächsverlauf, die Inhalte hochgeladener Dateien, die für die Antwort abgerufenen Angaben zum eigenen Ball und gegebenenfalls Nachrichten von Betrieben sowie der Merktext des Komitees. Aus den vom Server selbst abgerufenen Angaben zu Crew, Reservierungen und Sponsoren werden Nachnamen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vorher entfernt; hochgeladene Dateien und Nachrichten von Betrieben gehen ungefiltert (siehe B.35).

Serverstandort

Vereinigte Staaten von Amerika

Transfermechanismus

Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als Bestandteil der Auftragsverarbeitungsbedingungen des Anbieters

Training

Eine Nutzung der übermittelten Inhalte zum Training der Modelle des Anbieters ist vertraglich ausgeschlossen.

Datenschutzinformationen

https://www.anthropic.com/legal/privacy

Bestehen im Einzelfall gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder ist die Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, verlängern sich die genannten Fristen entsprechend.

Sie haben das Recht auf Bestätigung, ob wir Sie betreffende Daten verarbeiten, sowie auf Auskunft über diese Daten und die weiteren in Art. 15 DSGVO genannten Informationen, einschließlich einer Kopie der Daten.

Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger und auf Vervollständigung unvollständiger Daten. Komitee-Mitglieder können Vorname, Nachname und Instagram-Handle jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen ändern, die Kontaktperson außerdem ihre WhatsApp-Nummer; Dienstleister können ihre Profilangaben jederzeit selbst bearbeiten.

Sie haben das Recht auf unverzügliche Löschung, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Das Recht besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Komitee-Konten löschen Sie selbst in den Einstellungen des Dashboards. Ein Mitglied löscht damit nur das eigene Konto: Anmeldenummer, Mitgliedschaft und Konto werden entfernt; Gespräche, die es für das Komitee geführt hat, bleiben beim Komitee. Löscht die Kontaktperson ihr Konto, wird das Komitee aufgelöst: Der Ball samt aller Organisationsdaten, Reservierungen, Verifizierungsvorgänge, Postfach und Verknüpfungen sowie die Konten aller Mitglieder werden gelöscht; die Mitglieder werden darüber per E-Mail informiert. Ein bereits archivierter, öffentlicher Balleintrag kann zu Informations- und Dokumentationszwecken bestehen bleiben; seine Kontaktadresse und sein Gutscheincode werden 7 Jahre nach der Archivierung entfernt (B.13). Auf Verlangen löschen wir ein Konto auch für Sie (kontakt@promnight.at).

Betriebskonten löschen wir auf formlose Anfrage an kontakt@promnight.at. Solange ein bezahlter Zugang läuft, ist er zuerst zu kündigen. Gelöscht werden alle Profile des Kontos samt Postfach, Pipeline, Vorlagen, Peak-Platz, Verknüpfungen, Bildern und dem Zugang.

Was nach einer Kontolöschung bleibt, weil eine gesetzliche Pflicht oder ein Nachweiszweck es verlangt: der Nachweis der AGB-Zustimmung und des WhatsApp-Hinweises (3 Jahre), der Vertragsverlauf und die Rechnungen eines kostenpflichtigen Zugangs (7 Jahre), der Sperr-Verlauf (3 Jahre nach Aufhebung), das Erstkontakt-Protokoll (bis zu seiner Frist von 12 Monaten), das Zustellprotokoll (12 Monate), die Sperrliste abgemeldeter Adressen und die Beweissicherung (B.38).

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 Abs. 1 DSGVO genannten Tatbestände vorliegt.

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Für den KI-Assistenten stellt das Dashboard einen solchen Export selbst bereit (B.35); ein Komitee kann außerdem den Abschluss-Bericht als CSV herunterladen.

Soweit wir Verarbeitungen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) stützen, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir stellen die Verarbeitung dann ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen Direktwerbung (Motivations- und Hinweis-Kampagnen) können Sie ohne Angabe von Gründen und jederzeit widersprechen; wir stellen die Verarbeitung zu diesem Zweck dann sofort ein.

Praktisch relevant ist das Widerspruchsrecht insbesondere gegen: die Aufnahme Ihres Balls in den Ballradar für Dienstleister (B.21), die Profilaufruf-Statistik (B.20), einen von uns recherchierten Balleintrag (B.29), automatisch erzeugte Profile (B.30) und das Änderungsprotokoll zur Beweissicherung (B.38).

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Die Einwilligung zur Reichweitenmessung widerrufen Sie über die Cookie-Einstellungen (Abschnitt F.3), Einwilligungen zur Erinnerungsfunktion über den Abmeldelink oder per Nachricht an uns.

Es findet keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die auf der Plattform eingesetzten Bewertungsverfahren (Abschnitt G) betreffen ganz überwiegend Veranstaltungen und Organisationseinheiten und dienen der Sortierung und Einordnung, nicht der Entscheidung über Rechte oder Ansprüche von Personen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Österreich ist:

Der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät bedarf nach § 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021 grundsätzlich Ihrer Einwilligung. Eine Ausnahme gilt für Zugriffe, die für die Durchführung der Übertragung einer Nachricht oder für die Erbringung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich sind. Auf diese Ausnahme stützen wir die oben als „technisch notwendig“ gekennzeichneten Einträge. Für alle übrigen Dienste holen wir Ihre Einwilligung ein.

Beim ersten Aufruf der Plattform erhalten Sie einen Hinweis mit gleichrangigen Schaltflächen zum Zustimmen und Ablehnen sowie der Möglichkeit, einzelne Zwecke getrennt auszuwählen. Vor Ihrer Entscheidung werden keine einwilligungsbedürftigen Dienste geladen.

Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ ändern oder widerrufen — am Computer im Seitenfuß, am Handy im Menü „Mehr“ unter „Rechtliches“. Der Widerruf ist ebenso einfach wie die Erteilung.

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Zur Erfüllung unserer Transparenzpflicht nach Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO fassen wir sämtliche automatisierten Bewertungsverfahren zusammen:

In keinem dieser Verfahren wird eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung getroffen (Art. 22 DSGVO). Die beiden Verfahren, die unmittelbar einzelne natürliche Personen bewerten — Punktesystem und Auszahlungsberechnung — beruhen auf manuellen Eingaben des Komitees; die Entscheidung über die tatsächliche Auszahlung trifft ausschließlich das Komitee, nicht wir.

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