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FÜR KOMITEES · GUIDE

Ticket-Reservierung auf promnight.at

Lasst Besucher direkt über promnight Tickets vormerken — ohne Stress, ohne externe Tools. Das Reservierungssystem ist kostenlos, einfach einzurichten und direkt in eure Ball-Seite integriert.

Wie funktioniert die Reservierung?

Die Reservierung auf promnight ist kein klassischer Ticketkauf — es geht um Vormerkung mit physischer Abholung. Besucher reservieren ihren Platz online, holen die Tickets aber persönlich bei euch ab — zum Beispiel in der Schule.

Das hat für euch als Komitee einen großen Vorteil: Ihr behaltet die volle Kontrolle über eure Tickets, müsst keine Zahlungsabwicklung einrichten und habt trotzdem eine saubere Liste, wer sich bereits angemeldet hat.

Was Besucher eingeben

Wenn jemand auf eurer Ball-Seite auf „Ticket reservieren" tippt, öffnet sich ein einfaches Formular. Dort geben sie folgendes an:

  • ●Vorname und Nachname
  • ●E-Mail-Adresse
  • ●Anzahl der gewünschten Tickets (maximal 4 pro Person)
  • ●Optional: eine kurze Notiz

Sobald die Reservierung abgeschickt wird, bekommt der Besucher automatisch eine Bestätigungsmail — und ihr eine Benachrichtigung, dass eine neue Reservierung eingegangen ist.

Was ihr als Komitee seht

Im Dashboard findet ihr unter „Ticket-Reservierungen" eine vollständige Übersicht aller Vormerkungen. Ihr könnt dort:

  • ●Den Status jeder Reservierung einsehen und aktualisieren (ausstehend, bestätigt, abgeholt, storniert)
  • ●Reservierungen filtern und durchsuchen
  • ●Die gesamte Liste als CSV exportieren — praktisch für die Abholung vor Ort

Oben in der Übersicht seht ihr auf einen Blick, wie viele Reservierungen insgesamt eingegangen sind, wie viele noch ausstehen und wie viele bereits abgeholt wurden.

Kontingent und Ausverkauft-Status

Ihr legt selbst fest, wie viele Tickets insgesamt verfügbar sind. Sobald das Kontingent erreicht ist, wechselt der Status auf eurer Ball-Seite automatisch auf „Ausverkauft" — Besucher sehen das sofort.

Ihr könnt außerdem einen Ticket-Alert aktivieren: Wer sich dafür anmeldet, bekommt automatisch eine E-Mail, sobald Tickets wieder verfügbar werden — zum Beispiel wenn jemand storniert.

Abholdetails für eure Besucher

Damit Besucher wissen, wo und wann sie ihre Tickets abholen können, könnt ihr im Dashboard einen Text hinterlegen. Dieser erscheint direkt im Reservierungsformular. Zum Beispiel:

„Tickets können ab 3. März täglich von 8 bis 13 Uhr im Sekretariat abgeholt werden. Bitte Bestätigungsmail mitbringen."

Was ihr beachten solltet

Reservierung rechtzeitig aktivieren

Ihr könnt die Reservierungsfunktion jederzeit ein- und ausschalten. Aktiviert sie erst dann, wenn ihr wirklich bereit seid — also wenn Abholdetails, Kontingent und alle wichtigen Infos eingetragen sind.

Klare Abholdetails angeben

Je genauer ihr beschreibt, wann und wo Tickets abgeholt werden können, desto weniger Rückfragen bekommt ihr. Plant dabei auch Stoßzeiten ein — kurz vor dem Ball wollen viele gleichzeitig abholen.

Stornierungen im Blick behalten

Wenn jemand storniert, wird der Platz wieder freigegeben. Überprüft die Liste regelmäßig, damit eure Zahlen aktuell bleiben.

CSV-Export vor der Abholung

Exportiert eure Reservierungsliste kurz vor dem Abholtermin als CSV. So habt ihr eine saubere Übersicht, die ihr ausdrucken oder am Laptop verwenden könnt — auch wenn das Internet mal nicht mitspielt.

Noch Fragen?

Schreibt uns auf Instagram unter @promnight.at — wir helfen euch gerne beim Einrichten.

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