Für Komitees · Checkliste
25 Meilensteine —in sechs Phasen.
Das ist die Checkliste, die im Dashboard jedes Komitees steht — hier zum Nachlesen, mit dem Zeitpunkt, den promnight für jeden Punkt vorschlägt. Kein Punkt ist Pflicht, und eigene lassen sich ergänzen.
Die Zeitangaben rechnen rückwärts vom Balltermin. Sie sind ein Vorschlag, keine Regel — wer eine bestimmte Location im Blick hat oder eine große Mittelreihe zu proben hat, fängt früher an. Sobald euer Datum eingetragen ist, steht im Dashboard an jeder Zeile ein konkretes Datum statt „rund fünf Monate davor“, und ihr könnt abhaken, verschieben und eigene Punkte ergänzen.
Phase 1 von 6
Frühphase — Fundament legen
Am Anfang steht weder Deko noch Motto, sondern eine Handvoll Festlegungen, von denen alles andere abhängt: wer das Komitee ist und wer für es unterschreiben darf, wann der Ball ist, wo er stattfindet und mit welchem Rahmen ihr rechnet. Wer diese vier Punkte hat, kann alles Weitere danebenlegen. Wer sie offen lässt, plant zweimal.
- rund 10 Monate davor
Komitee gründen & Rollen verteilen
Wer ist dabei, wer führt, wer macht die Kassa? Haltet gleich mit fest, wer für das Komitee unterschreiben darf — daran hängt später mehr, als es jetzt aussieht.
- rund 9 Monate davor
Budget & Finanzierung planen
Klärt, wer den Ball wirtschaftlich trägt und wohin das Geld läuft, bevor das erste Angebot hereinkommt.
- rund 8 Monate davor
Termin mit der Schule abstimmen
Erst mit der Schule abstimmen, dann mit dem Kalender: Wer am selben Abend feiert, teilt sich die Gäste.
- rund 7 Monate davor
Location besichtigen & reservieren
Anschauen, bevor ihr zusagt. Gästezahl, Endzeit, Lautstärke und die vorhandene Technik hängen am Haus, nicht an euch.
- rund 6 Monate davor
Motto & Konzept festlegen
Das Motto trägt Plakat, Karten, Deko und Einlage. Je früher es steht, desto weniger wird doppelt gemacht.
Phase 2 von 6
Buchung — Dienstleister fixieren
Jetzt werden die Gewerke besetzt: Musik, Ton und Licht, Fotografie, Deko, die Tanzschule für die Eröffnung, Druck für Karten und Plakate. Fragt früher an, als es sich anfühlt — jeder dieser Betriebe arbeitet an einem Ballabend nur einmal, und wie eng die eingetragenen Bälle beieinanderliegen, zeigt die Terminseite.
- rund 5 Monate davor
DJ / Band buchen
Saal, Disco und Preparty sind drei Programme. Schreibt in die Anfrage, welches ihr besetzen wollt.
- rund 5 Monate davor
Catering anfragen & buchen
Küche, Bar und Sektempfang getrennt denken — und früh klären, was die Location davon selbst übernimmt.
- rund 4 Monate davor
Fotograf / Videograf buchen
Reportage und Fotobox sind zwei Leistungen. Klärt gleich mit, wer die Bilder danach zeigen darf.
- rund 4 Monate davor
Ton- & Lichttechnik organisieren
Zuerst fragen, was das Haus stellt. Was übrig bleibt, mietet ihr dazu — mit oder ohne Betreuung am Abend.
- rund 4 Monate davor
Tanzschule für Polonaise buchen
Für Eröffnung und Polonaise braucht die Mittelreihe Proben. Nennt die Teilnehmerzahl gleich in der ersten Anfrage.
- rund 3 Monate davor
Dekoration & Ausstattung planen
Holt euch vorher die Hausregeln: Klebeflächen, offene Flammen, Hängepunkte. Und plant den Abbau mit ein — er wird öfter vergessen als der Aufbau.
Phase 3 von 6
Vorverkauf — Tickets & Promo
Der Ball wird sichtbar: Ballseite vervollständigen, Karten gestalten und drucken, den Vorverkauf starten, in den eigenen Kanälen erzählen, dass es ihn gibt. In dieser Phase entscheidet sich, wie voll der Saal wird — und sie ist die längste von allen.
- rund 3 Monate davor
Ball auf promnight.at vervollständigen
Titelbild, Beschreibung, Ticketinfos, Ablauf: Die Ballseite ist das, was geteilt wird. Eine halb gefüllte teilt niemand.
- rund 11 Wochen davor
Tickets gestalten & drucken
Durchnummerierte Karten sind schwerer zu kopieren. Legt fest, wer welche Nummern ausgibt, und führt darüber eine Liste.
- rund 9 Wochen davor
Ticket-Vorverkauf starten
Startet, wenn Datum, Ort und Preis stehen — und sagt dazu, bis wann es Karten gibt.
- rund 7 Wochen davor
Social-Media-Kampagne starten
Ein Beitrag pro Woche trägt weiter als zehn in der letzten. Verlinkt eure Ballseite: dort steht alles an einem Ort.
- rund 6 Wochen davor
Sicherheitsdienst & Genehmigungen klären
Ordnerdienst, Sanitätsdienst, Anzeige oder Bewilligung — die Vorgaben kommen von der Gemeinde und vom Haus. Fragt beide, bevor ihr plant.
Phase 4 von 6
Endspurt — Letzte Details
Ablaufplan für den Abend, Mitternachtseinlage proben, Helferinnen und Helfer einteilen, Abendkassa und Wechselgeld vorbereiten. Nichts davon ist groß. Alles davon fällt auf, wenn es fehlt.
- rund 3 Wochen davor
Ablaufplan für den Abend erstellen
Minute für Minute, von Einlass bis Sperrstunde. Und dazu: wer in der Nacht welche Entscheidung trifft.
- 14 Tage davor
Mitternachtseinlage proben
Mindestens einmal am Originalort. Licht, Ton und Übergänge fallen erst dort auf.
- eine Woche davor
Helfer:innen einteilen
Namen auf Schichten schreiben, nicht auf Aufgaben. Wer wann wo steht, muss am Abend niemand mehr fragen.
- 3 Tage davor
Abendkassa & Wechselgeld vorbereiten
Wechselgeld, Kartenzahlung und die Abrechnung nach Mitternacht — dazu zwei Personen, die den Plan kennen.
Phase 5 von 6
Ballnacht — Es ist soweit
Aufbau und Soundcheck am Nachmittag, dann gehört der Abend euch. Legt vorher fest, wer in der Nacht welche Entscheidung trifft — dann muss sie niemand suchen.
- am Balltag
Aufbau & Soundcheck
Zeitfenster vom Haus holen und rückwärts planen. Der Soundcheck gehört vor den ersten Gast, nicht dazwischen.
- am Balltag
Den Ball genießen
Ihr habt ein Jahr daran gearbeitet. Übergebt die offenen Fragen an die Schicht und geht tanzen.
Phase 6 von 6
Nachglühen — Afterglow & Rückblick
Nach dem Ball kommen die Teile, die man am leichtesten liegen lässt: Fotos hochladen, auf Bewertungen antworten, abrechnen und dem nächsten Komitee eine saubere Übergabe hinterlassen. Der letzte Punkt ist der, für den euch der nächste Jahrgang dankt.
- 3 Tage danach
Fotos im Afterglow hochladen
Solange noch alle dabei sind. Die Freigabe liegt bei euch — ohne sie erscheint kein Bild öffentlich.
- 7 Tage danach
Auf Bewertungen antworten
Ein Satz genügt. Eure Antwort steht öffentlich, die Bewertung selbst bleibt unverändert.
- 14 Tage danach
Abrechnung & Übergabe ans nächste Komitee
Was hat gekostet, was ist hereingekommen, was würdet ihr anders machen? Das ist das eigentliche Geschenk ans nächste Komitee.
Ehrlich gesagt
Was in dieser Liste nicht steht
Alles, was von eurem Bundesland, eurer Schule oder eurer Location abhängt: ob euer Ball anzuzeigen oder zu bewilligen ist, wie lange ihr feiern dürft, was beim Jugendschutz gilt, wie ihr die Musik anmeldet und wie die steuerliche Seite aussieht. Dazu gibt es keine Liste, die für alle stimmt — der Leitfaden sagt stattdessen, welche Frage ihr wem stellt. Und die Kosten stehen hier bewusst nicht: was ein Gewerk verlangt, sagt euch der Betrieb, nicht wir.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zur Checkliste
Ist die Reihenfolge verbindlich?
Nein. Die Meilensteine sind ein Vorschlag mit einem Zeitpunkt daneben — kein Punkt ist Pflicht, und ihr könnt im Dashboard eigene ergänzen, verschieben oder als nicht nötig markieren.
Woher kommen die Zeitangaben?
Aus derselben Vorlage, die promnight im Dashboard verwendet. Sie rechnet rückwärts vom Balldatum; sobald euer Termin steht, seht ihr dort statt „rund fünf Monate davor" ein konkretes Datum.
Können wir die Liste abhaken?
Im Dashboard ja. Tragt euren Ball ein, dann steht genau diese Liste dort — mit Häkchen, eurem Termin und der Möglichkeit, eigene Punkte hinzuzufügen.
Was fehlt in dieser Liste?
Alles, was von eurem Bundesland, eurer Schule oder eurer Location abhängt: Anzeige oder Bewilligung, Sperrstunde, Jugendschutz, Versicherung, die steuerliche Seite. Der Leitfaden sagt, wen ihr dazu fragt.
Zum Abhaken statt zum Nachlesen
Tragt euren Ball ein — dann steht diese Liste im Dashboard, mit euren Terminen und zum Abhaken.