Für Komitees · Rollen
Wer macht was —im Ballkomitee.
Ein Ballkomitee besteht jedes Jahr aus Leuten, die das zum ersten und letzten Mal machen. Damit das trägt, braucht nicht jeder alles zu können — es muss nur jede Aufgabe einen Namen haben.
Die Besetzung
Sechs Rollen, die es braucht
Nicht sechs Personen — sechs Zuständigkeiten. In einem kleinen Komitee trägt eine Person zwei davon; unbesetzt bleiben sollte keine.
Vorsitz
Behält den Überblick, führt die Sitzungen, entscheidet, wenn es keine Mehrheit gibt — und ist meist die Person, die Verträge zeichnet. Genau deshalb gehört zu dieser Rolle die Frage, wer unterschreiben darf.
Kassa
Führt das Konto, sammelt Belege, weiß jederzeit, wie viel hereingekommen und wie viel gebunden ist. Eine einzige Person mit Zugriff, eine zweite, die mitliest — das erspart am Ende die unangenehmen Gespräche.
Protokoll und Termine
Hält fest, was beschlossen wurde und wer es übernimmt. Klingt nach Bürokratie, ist aber die Rolle, die verhindert, dass dieselbe Diskussion dreimal geführt wird.
Kommunikation
Kanäle, Ankündigungen, Ballseite. Eine Stimme nach außen statt fünf — sonst steht das Datum in drei Storys unterschiedlich.
Ressortleitungen
Je Gewerk eine verantwortliche Person: Musik, Technik, Deko, Foto und Video, Druck, Einlass. Sie führen die Gespräche und berichten ins Komitee — nicht das ganze Komitee verhandelt mit allen.
Und alle anderen
Die Mittelreihe probt die Eröffnung, Helferinnen und Helfer stehen am Abend an Kassa, Garderobe und Bar. Diese Schichten gehören auf denselben Plan wie die Buchungen, nur später.
Die Arbeitsaufteilung
Zehn Gewerke, die verteilt werden wollen
Dieselben zehn Bereiche, nach denen später auch das Verzeichnis sortiert ist. Gebt jedem einen Namen im Komitee — dann weiß bei jeder Anfrage sofort jemand Bescheid.
Nicht jeder Ball braucht alle zehn. Was ihr wirklich braucht, hängt an eurer Location und an eurem Programm — ein Haus mit eigener Beschallung nimmt euch Ton und Licht teilweise ab, ein Ball ohne Eröffnung braucht keine Tanzschule. Im Dashboard haltet ihr je Bereich fest, ob ihr noch sucht, verhandelt, gebucht habt oder ihn gar nicht braucht.
Der ernste Teil
Wer unterschreibt, trägt es
Das ist der Punkt, an dem aus Organisation Verantwortung wird — und der, den die meisten Komitees zu spät klären.
Ein Ball ist keine Schulveranstaltung
Die Arbeiterkammer Steiermark weist darauf hin, dass ein Schul- und Maturaball rechtlich keine Schulveranstaltung ist, sondern eine private Veranstaltung. Sie leitet daraus ab, dass es weder einen Anspruch auf Unterstützung durch die Schule noch einen automatischen Anspruch auf Freistellung vom Unterricht für die Komiteearbeit gibt und dass die Aufsichtspflicht der Lehrkräfte nicht von selbst greift. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse zwischen Komitee und Schule entstehen — klärt ihn früh und schriftlich.
Arbeiterkammer SteiermarkWer unterschreibt, trägt das Risiko
Verträge mit Location, Musik oder Technik unterschreibt eine Person — und die steht dafür gerade. Die Arbeiterkammer schildert den Fall einer minderjährigen Schülerin, die im Auftrag des Komitees eine Band buchte; der Vertrag war nicht ohne Weiteres wirksam. Sie nennt drei Wege, das zu lösen: eine Lösung gemeinsam mit der Schulleitung, ein bestehender Rechtsträger wie der Elternverein, oder volljährige Mitglieder im Komitee. Zur ebenfalls verbreiteten Praxis, Klassenmitglieder unter Androhung einer Strafzahlung zu Arbeitsstunden zu verpflichten, hält die Arbeiterkammer fest, dass ein solches Schreiben nicht rechtskonform ist.
Arbeiterkammer SteiermarkZusammen arbeiten
Damit die Verteilung nicht im Gruppenchat verschwindet
Ein Ball ist Teamarbeit, und das Dashboard ist es auch: Ihr erstellt einen Einladungslink, teilt ihn im Komitee, und wer beitritt, sieht und ändert dieselben Daten — Aufgaben mit Namen daneben, die Checkliste zum Abhaken, die Bereiche mit ihrem Stand. Es gibt kein zweites Konto und keine getrennten Fassungen, über die dann diskutiert wird. Für Ballkomitees ist das kostenlos.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zum Ballkomitee
Wie groß sollte ein Ballkomitee sein?
Groß genug, dass jedes Gewerk eine verantwortliche Person hat, und klein genug, dass eine Sitzung noch zu einem Ergebnis kommt. Wichtiger als die Zahl ist, dass jede Aufgabe einen Namen trägt.
Wer haftet für die Verträge?
Die Person, die unterschreibt. Die Arbeiterkammer schildert den Fall einer minderjährigen Schülerin, deren Bandvertrag deshalb nicht ohne Weiteres wirksam war, und nennt drei Lösungswege — Schulleitung, bestehender Rechtsträger oder volljährige Mitglieder.
Dürfen wir Klassenmitglieder zu Arbeitsstunden verpflichten?
Zu Schreiben, die Arbeitsstunden unter Androhung einer Strafzahlung einfordern, hält die Arbeiterkammer Steiermark fest, dass sie nicht rechtskonform sind. Wie ihr die Arbeit verteilt, bleibt eine Frage der Vereinbarung im Jahrgang.
Können mehrere Personen dasselbe Dashboard nutzen?
Ja. Ihr erstellt einen Einladungslink und teilt ihn im Komitee; wer beitritt, sieht und ändert dieselben Daten. Es gibt kein zweites Konto und keine getrennten Stände.
Rollen verteilt?
Tragt euren Ball ein, ladet das Komitee dazu — und arbeitet ab dann an einem Stand statt an fünf.